Кто-то называет это ленью, кто-то считает выдумкой и блажью современных людей. Но феномен прокрастинации изучается психологами и у него есть определение: склонность к постоянному откладыванию важных и срочных дел, приводящая к жизненным проблемам и болезненным психологическим эффектам. По сути эта тот случай, когда нужно выполнить какое-то дело, но находится нечто, чем вы занимаетесь вместо него, теряете контроль времени и обнаруживаете, что не сдвинулись ни на шаг.

Специалисты выявили несколько причин, по которым человек откладывает дела в долгий ящик:

1.       Страх, что можно получить критику, останавливает человека. «А вдруг я что-то сделаю не так и получу выговор?» – эта мысль тормозит человека, он начинает откладывать задачу и, в конце концов, забывая о контроле времени, пропускает все дедлайны.

2.       Болезненный перфекционизм также заставляет топтаться на месте. Пытаясь достичь идеального результата над второстепенной задачей, мы переносим решение важного дела на потом.

3.       Страх поднять планку так высоко, что потом второй раз ее уже будет не достичь, останавливает людей от решения важных задач. Чтобы не привлечь лишнего внимания и похвалу, лучше «не высовываться», чтобы потом не потребовали такого же высокого результата.

4.       Конфликты и противоречия вынуждают человека встать в оппозицию, доказывая правоту. Иная точка зрения заставляет в пассивной агрессии впасть в ничегонеделание. Эмоции не дают взять себя в руки, теряется контроль времени и основной целью становится доказательство своей правоты.

5.       Неумение управлять своим временем, непонимание основ тайм-менеджмента, работа по наитию, не дают придерживаться хоть какого-то плана в условиях многозадачность. Контроль времени просто необходим для правильной организации деятельности и является защитой от прокрастинации.

6.       Отсутствие мотивации и желания делать то, что нужно, обычно возникает там, где человек занят нелюбимым делом. Потому он начинает откладывать и переносить «ненавистные» дела.

7.       Отвлечения или «пожиратели времени» способны незаметно забрать у нас полдня. Когда ПК подключен к Интернету, а работать совсем не хочется, то соблазн потратить время на социальные сети, онлайн-игры и общение на форуме очень высок. За такими занятиями мы очень быстро теряем контроль времени и в конце рабочего дня обнаруживаем массу невыполненных дел.

8.       Зависимость от каких-то вещей, событий, эмоций может заставить бросить или отложить любое даже очень важное дело. Прокрастинация, так же как и алкоголь, может стать способом ухода в зону комфорта, это своеобразная зависимость от собственного ничегонеделания.

9.       Самая объективная и честная причина ничегонеделания – усталость, которая очень часто не находит понимания у окружающих. Но если человек спал три часа, а до этого работал месяц без выходных, то он, естественно, найдет способ компенсировать свои переработки: я работал как вол в прошлом месяце, имею право отдохнуть сегодня и прямо на рабочем месте.

10.   Поиск вдохновения, которое появляется не по усилию воли, а по случаю, спрогнозировать нельзя, а, значит, его нужно ждать, и время ожидания может быть заполнено совершенно нерабочими задачами.

Выявите причины, которые не дают вам работать и полноценно жить, ведите контроль времени, планируйте и расставляйте приоритеты, чтобы прокрастинация не стала вашим спутником и не загубила карьеру.

Знаете ли вы, какая стратегия была раньше в гонках на собачьих упряжках в штате Аляска? 1800 км маршрута, который нужно было пройти за неделю, погонщики ехали 12 часов подряд, потом столько же отдыхали. Т.е. сутки разбивались на две части: рабочую и восстановительную.

Однако четырехкратной чемпионкой гонок стала Сьюзен Батчер, которая применяла иную тактику. Она была помощницей ветеринара и тренировала собак, исходя из их физиологических особенностей: они совершали забег на 4-6 часов, потом столько же отдыхали. Потому гонщица могла ехать в таком режиме при любых обстоятельствах и побеждать.

Такой подход к тренировкам аналогичен тому, что применяется в тренировке спортсменов: интенсивная нагрузка в течение четырех часов, потом перерыв на отдых. При таком чередовании достигается пик возможностей организма, и нагрузка становится оптимальной. Учет времени позволяет не нарушать границ и соблюдать баланс между работой и отдыхом.

Человек достигает предела своих возможностей, не нарушая пределов, только, когда делает отдых обязательной частью режима. Это правило относится к любому виду занятий: от поднятия тяжестей до игры на скрипке, к таким выводам пришел психолог из Университета Флориды Эндерс Эриксон.

Мозг достигает максимально возможной сосредоточенности, работая в цикле работа-отдых-работа-отдых. Только так он может лучше всего использовать полученные и отточенные навыки. Человек способен достичь самых высоких результатов, когда полностью сосредоточен на том, что он выполняет в конкретную минуту и ведет учет времени: будь то приготовление ужина или сложнейшая операция на сердце.

Максимальный результат возможен только тогда, когда человек полностью уходит в какую-либо одну работу, концентрируется на задаче или мысли, но именно так мозг очень быстро расходует энергию, пока не закончится запас глюкозы – топлива для мозга. И если не давать ему отдохнуть, то вскоре наступит переутомление. Появятся такие признаки утомления, как раздражительность, рассеянность и бесцельные прогулки по соцсетям. 

Решение – передышка.

Большинство людей стараются прорваться сквозь усталость, в надежде, что вот-вот откроется второе дыхание. Но его там нет. И работоспособность с каждым часом будет неуклонно снижаться, учет времени ведется рассеянно.

Доказано экспериментально, исчерпанность физиологических резервов приводит к упадку умственных сил: человек допускает больше промахов, ошибок, как бы «отключается».

Нередко, люди, на которых лежит большая ответственность и на которых возлагают большие надежды, начинают принимать сильнодействующие препараты, чтобы повысить работоспособность и не терять концентрацию. Но можно обойтись и безвредными методами, чтобы вернуть прежнюю эффективность. К примеру, медитация – она способствует укреплению внимания.

Ведь внимание подобно мышце, которую можно натренировать. Лучше упражнение –сосредотачиваться на чем-то конкретном. К примеру, на дыхании. Первое время нужно ловить себя, когда внимание на конкретном объекте пропадает. Это тренирует осознанность и бдительность. Заметили, что отвлеклись, вновь сосредоточьтесь, это укрепит те участки мозга, которые отвечают за концентрацию. Идеально, в середине рабочего дня позволять себе отдых, чтобы работать во второй половине дня в оптимальном режиме. Так делают в Средиземноморье.

Только грамотное чередование нагрузки и отдыха, а так же правильный учет времени, позволят не нарушить баланс и достичь пика продуктивности.

Многие руководители обеспокоены тем, что после установки системы контроля персонала, возникнут проблемы с мотивацией сотрудников. Так что же можно сделать, чтобы сотрудники были лояльны к компании и продуктивны в выполнении своих обязанностей?

Портал HBR провел исследование, чтобы выявить, какие факторы сильнее всего влияют на мотивацию персонала. Они опросили 19 тыс. человек из самых разных сфер бизнеса и разных должностей. Оказалось, чтобы люди чувствовали себя продуктивнее, увереннее и спокойнее, нужно удовлетворить четыре основные потребности:

·         потребность в восстановлении физических сил;

·         ценностную (эмоциональную) потребность;

·         потребность ментальную (в концентрации);

·         ценность духовную (в предназначении).

Оказывается, снижает мотивацию не наличие системы контроля персонала, а отсутствие перечисленных факторов. И не секрет, что чтобы быть продуктивнее, человеку важно знать, что его уважают, ценят, когда он сосредоточен и целеустремлен. Как погасить нарастающее утомление на работе? Только отдохнув и восстановив силы. Если мы осознаем собственную ценность для компании, тогда растет наша уверенность и чувство безопасности на работе – не нужно отстаивать свою ценность для компании в глазах коллег и начальства.

Системы контроля персонала и анализа рабочего времени не дают вниманию рассеиваться, повышается концентрация. За счет этого мы можем сделать больше работы за меньший срок, при этом качество будет на порядок выше.

Удивительно, насколько взаимосвязана производительность и вышеперечисленные потребности. Исследователи обнаружили, что удовлетворение даже одной потребности серьезно повышает продуктивность: респонденты утверждают, при удовлетворении только одной потребности, их сосредоточенность вырастает на 30%, а вовлеченность – на 50%. Вероятность того, что они продолжат работать в той же компании, достигает 63%.

Если же руководитель сумеет удовлетворить все четыре потребности, тогда вовлеченность достигнет планки в 125%. Само по себе наличие контроля персонала не убивает мотивацию и вовлеченность. Однако факторы, влияющие на продуктивность, можно запросто не учесть или недооценить их влияние, что непременно отразится на качестве работы сотрудников.

Работодатели будут рады узнать, что если их сотрудники имеют высокую вовлеченность, то и прибыли для бизнеса они приносят на 22% больше. Удовлетворение трех любых потребностей дает почти тот же эффект, что и удовлетворение четырех.

Сотрудники будут работать значительно лучше, если учесть их потребности. Не нужно пытаться выжать все из своей команды, как практикуют многие компании, гораздо эффективнее инвестировать в удовлетворение нужд своих людей, чтобы они сами хотели максимально выкладываться  на работе.

Самый простой способ повысить продуктивность сотрудников – позволить им восстанавливать силы и отдыхать. Только 20 % опрошенных сказали, что руководители сами предлагают им делать перерывы во время рабочего дня и при этом они успевают на 50% больше и чувствуют себя в два раза более здоровыми. Для удовлетворения потребности в восстановлении сил не требуется каких-то особенных финансовых вложений. Не сводите контроль персонала к тому, чтобы никто из работников не смел отрываться от задачи и на пятнадцать минут: оставьте время на перерывы и переключения между задачами, и положительный эффект не заставит себя ждать.

Как часто вам в голову приходит мысль о том, что работы вы могли получать больше? Социальные сети и СМИ все чаще пытаются убедить нас, что у кого-то путешествия ярче, дети счастливее, работа интереснее и жизнь насыщеннее. В онлайн жизнь бьет ключом, почему бы и нам не окунуться в нее? Ведь наверняка, где-то есть работа, которая имеет смысл.

Так возникает иллюзия, что работа мечты и чудесная жизнь где-то рядом и что она сама нас найдет. И как только это случится, жизнь сразу наполнится новым смыслом и красками. Но на самом деле не происходит ровным толком ничего, кроме топтания на месте. Проведите анализ рабочего времени и оцените, на что оно уходит: на полезные действия или утекает впустую, пока вы бродите по Сети в поисках работы-мечты.

Почему столь много людей меняют работу по десять раз за год? А иногда остаются на нелюбимой работе, в ожидании, что завтра дело всей жизни само найдет их. Люди привыкли жить в ожидании чего-то, что должно само с ними случиться.

Почему же нужно перестать оглядываться по сторонам и присмотреться к тому месту, которое вы занимаете сейчас:

1.       Нужно оценить соответствие. Невозможно заранее знать, что работа, которую вы выбрали или к которой только приступили, имеет или не имеет смысл. На первых порах можно только сказать, нравится она вам или нет, не нанесет ли она вам ущерба, но никогда это не будет основанием для серьезных действий. Не исключено, что со временем вы оцените достоинства проекта (стажировки или работы), поймете его значение, или вам просто понравятся люди, с которыми вы имеете дело, проведите анализ рабочего времени и вы поймете, готовы ли и дальше заниматься этим делом.

2.       Разобраться, что вы готовы (и хотите) отдать. Нам всегда нужно делать выбор, в отличие от фантазий, он служит проверкой на прочность ожиданий. Если вам предстоит идти дальше по выбранному пути, то от чего вы готовы отказаться, какие коррективы внести в свои планы и что именно инвестировать в проект? Чтобы дело продолжало развиваться и вышло на новый уровень, что вы готовы в него вложить?

3.       Быть готовым к полной самоотдаче. Если вы что-то любите, это что-то становится вашей уязвимой точкой. Из-за неудач будете чувствовать боль, разочарование, при успехе – удовлетворение и радость. Как на первом свидании сложно оценить риски и возможности, но ситуация покажет, можно ли сделать решительный шаг и развеять сомнения, так и в начале любого дела.

Как и отношения, работа требует, чтобы все остальное осталось за бортом, нужно полностью отдавать себя новому делу, не искать сразу в нем таинственные смыслы и великие идеи. Только так можно найти себя и стать тем, кем хочется быть. В обратном случае, вы будете ощущать собственную уязвимость и беззащитность. Т.е. на работе есть два варианта: ощущать свободу и активно действовать, либо закрыться ото всех.

Работа, которая для вас имеет смысл, не всегда радует, она может и злить, и пугать, и наводить тоску. Это не проторенный и прямой путь, который ведет к успеху, благополучию и самореализации. Великие дела не могут быть монотонными и однообразными, а идеальная работа не ждёт тут же за углом. Работа дает нам шанс ощутить себя живым и делает жизнь полноценной, если мы готовы это принять.

Любой руководитель мечтает о преданных и самоотверженных сотрудниках, которые любят свое дело и готовы ради компании на подвиги. Но нередко в ходе контроля персонала замечает, что далеко не все работники трудятся самозабвенно, а иногда кое-как. Бывает, что сотрудники ненавидят свою работу, но уходят.

По сообщению Business Insider (которые ссылаются на исследование компании Accenture) более 50% наемных специалистов ненавидят свою работу и компанию, но оставлять ее не торопятся. В Accenture выяснили, что новую работу ищут себе меньше одной трети опрошенных. Остальные – страдают, но оставляют все как есть. Мужчины (70и женщины (69в равной степени готовы истязать себя. Среди причин нелюбви к работе:

1.       Низкая зарплата: она не устраивает 44% мужчин и 47% женщин.

2.       Отсутствие перспектив: беспокоит 32% мужчин и 36% женщин.

3.       Отсутствие возможностей для карьерного роста: расстраивают 34% мужчин и 33% женщин.

Однако самое удивительное, что ни одна из этих причин не может согнать специалистов с привычного места работы. Часто потому, что они не теряют надежды, что какие-то перспективы все-таки появятся: 57% мужчин и 59% женщин поэтому не меняют рабочее место.

И контроль персонала показывает, что подобный настрой совсем не способствует высокой эффективности и результативности труда. И уж тем более это не способствует укреплению отношений внутри коллектива. Всё-таки переход в другую компанию с перспективой карьерного роста не такой сильный стимул, как принято считать. Потому руководителю каким-то образом все-таки придется стимулировать подчиненных, чтобы повысить их продуктивность. Как утверждают исследователи из Accenture, переломить ситуацию можно несколькими способами.

Можно поставить новые нетривиальные задачи перед командой: это мотивирует 48% мужчин и 44% женщин. Вдохновить может и свободный график: так ответили 39% женщин и 34% мужчин. Повышение обрадовало бы и прибавило сил 28% мужчин 22% женщин.

Исследование, с одной стороны, показало, что владельцы бизнеса имеют еще одно преимущество, чтобы удержать на персонал: сотрудники не хотят менять работу и компанию и готовы проявлять преданность, даже когда для этого не осталось причин. Но этой информацией мало владеть, ей нужно правильно воспользоваться. Контроль персонала поможет вовремя обнаружить тех, кто потерял интерес к работе, а как стимулировать сотрудников работать высокопродуктивно, решит HR-менеджер или руководитель компании.

В любом случае исследование Accenture дает пищу для размышления и возможность выстроить более эффективную работу в команде.

Ни для кого не секрет, что контроль работы персонала является неотъемлемой частью менеджмента. Тем не менее существует множество точек зрения относительно его необходимости.

Попробуем рассмотреть преимущества и недостатки, с которыми могут столкнуться руководители, внедрившие системы контроля работы персонала. 

О достоинствах:

1.     Явным достоинством таких систем является возможность выявления недобросовестных сотрудников, а также автоматический учет нарушений. Это позволит значительно повысить уровень трудовой дисциплины, а также снизит непреодолимое желание сотрудников в очередной раз проверить личные сообщения в социальных сетях.

2.     Текущий контроль работы сотрудников позволяет четко отслеживать все действия по достижению целей организации и своевременно реагировать на проблемы и непредвиденные ситуации, возникающие в процессе. Данная мера станет если не гарантией, то существенным шагом, в предотвращении нежелательных результатов деятельности. Контроль работы персонала особенно важен для растущих компаний, которые со временем приобретают всё более разветвленную структуру.

3.     Регулярный контроль работы персонала способствует более грамотной и, соответственно, эффективной организации труда.  Именно так менеджер может проанализировать загрузку каждого работника и сопоставить ее с реальными возможностями, временными затратами на выполнение того или иного поручения.

Теперь немного о недостатках контроля работы персонала:

1.     Вполне возможна демотивация персонала: людей может пугать и настораживать, что теперь их рабочее время будет анализироваться. Добросовестные сотрудники могут усмотреть недоверие со стороны руководства, безответственных же огорчат перспективы сокращения личного времени. Здесь важно заранее подготовиться и объяснить коллективу причины, по которым происходит установка систем контроля работы персонала и предоставить полную информацию об этих системах.

2.     Неверное истолкование сути контроля работы персонала возникает, когда руководитель:

— начинает уделять слишком много времени выявлению мелких погрешностей в работе персонала и вести себя как «микроменеджер»;

— начинает сомневаться в компетентности своих специалистов и резко вмешиваться в их работу;

— обещает заняться проверкой работы сотрудников, но не делает этого;

— не информирует сотрудников об установке системы контроля работы персонала, но сообщает о ней, если сотрудник показал низкую результативность.

В этих случаях может возникнуть недовольство со стороны персонала, однако, всего этого можно избежать, придерживаясь рекомендаций при внедрении системы контроля работы персонала.

Контроль работы персонала– классическая управленческая функция и современные технологии при грамотном использовании помогают в решении этой задачи.

В работе каждого руководителя непременно встает вопрос об оптимизации тех или иных процессов на предприятии. Составляющие каждого процесса: время, ресурсы, результат. Рано или поздно на первый план выходит необходимость учета рабочего времени. И программы, которые созданы именно для этой цели, могут серьезно упростить задачу.

Часто учет рабочего времени производится привычными всем средствами: например, с помощью контрольно-пропускного режима, который позволяет фиксировать время прихода и ухода сотрудника. Однако простейшие методы дают простейшую информацию, владея которой невозможно добиться увеличения эффективности работы. Для того, чтобы значительно повысить результативность бизнес-процессов, стоит обратиться к современным комплексным системам учета рабочего времени. Программы, созданные для этих целей, сегодня не редкость на рынке IT-технологий.

Итак, принято решение о детальном учете рабочего времени в компании. Что для этого потребуется:

1.                      Анализировать.Важнейшая функция учета рабочего времени – предоставление данных для анализа. Уже на следующий день после внедрения системы учета времени менеджер получит важную информацию: чем занят сотрудник в течение дня, какие сайты он посещает, сколько времени проводит вне своего кабинета. Не спешите с решениями. Проанализируйте работу сотрудников за неделю, за месяц, за квартал, и информация приобретет новую ценность. Бухгалтер тратит 100% своего времени на рабочие обязанности всегда или только в конце месяца, когда случается аврал? Менеджер по продажам задерживается на работе постоянно или только, когда кто-то из коллег в отпуске? Специалист по сбыту проводит рабочее время на развлекательных сайтах всегда или только в начале года, когда в работе фирмы «зимнее» затишье?

2.                      «Подружить» сотрудников с системой.Введение системы учета рабочего времени, вероятно, в первое время будет воспринято работниками негативно. Создастся ложное впечатление, что руководство посягает на их личное и проявляет недоверие. Но в реальности лишь малая часть сотрудников обладает жесткой самодисциплиной и способна к самомотивации. Не многие специалисты могут грамотно управлять своим временем, организовывать свой рабочий день. Возможно, проведение тренингов или коллективное знакомство с теорией тайм-менеджмента поможет им осознать это и пробудит личную заинтересованность в исправлении ситуации. Система учета рабочего времени поможет им: она будет дисциплинировать, направлять, мотивировать. Нужно только помочь работникам принять эту мысль.

3.                      Утвердите систему.Данные учета рабочего времени позволят принимать объективные решения относительно того или иного сотрудника. Регулярное наблюдение за отчетами по конкретному сотруднику может показать, что он систематически тратит время на «нерабочие» ресурсы, часто опаздывает, чем снижает эффективность работы отдела и демотивирует коллег. Возможно, будет принято решение уволить такого работника. Но расставаться с сотрудниками нужно грамотно, соблюдая законы и положения Трудового кодекса. Поэтому имеет смысл утвердить систему учета рабочего времени внутри компании, внести информацию о ней в правила внутреннего трудового распорядка, согласовать введение системы с профсоюзом работников.

4.                      Сделать «длинное» вложение.Все инвестиционные вложения можно разделить на две категории: инвестиции, приносящие немедленный результат и долгосрочные вложения. Внедрение учета рабочего времени, программы, которая будет мониториторить работу персонала – это вложение, которое может окупиться в первые два месяца, и стать в то же время долгосрочным вложением. Долговременный анализа поможет оптимизировать работу всех отделов, перераспределить функции и обязанности сотрудников, что непременно приведет к повышению эффективности работы предприятия в будущем.

Внедрение системы учета рабочего времени требует тщательной подготовки и аккуратной, грамотной реализации. Тогда она непременно принесет плоды: повысит результативность работы и усилит конкурентные преимущества компании на рынке.

Видеокамеры, скриншоты рабочего стола, мониторинг переписки, прослушка и запись телефонных разговоров и т. п. – способы, с помощью которых работодатель может следить за сотрудниками. Естественно, не все сотрудники рады такому пристальному вниманию к их рабочей деятельности, так как многие инструменты мониторинга нарушают границы личного пространства. Однако автоматизированный учет использования рабочего времени позволяет руководителю получать объективную и точную информацию о рабочей активности сотрудников, не нарушая их прав.

Портал rabota.ruпровел исследование и выяснил, что почти половина (46респондентов обеспокоены возможной слежкой, 14% – крайне переживают по этому поводу, 51% опрошенных – не ощущает какой-либо обеспокоенности в связи с этим вопросом. Лояльный учет использования рабочего времени обычно воспринимается сотрудниками спокойно.

Обычно при устройстве на работу человек подписывает документы, среди которых есть и сведения о мерах контроля, которые установлены в организации работодателя. В таком случае, считают участники опроса, нет поводов для беспокойства, так как человек способен обеспечить нужный уровень конфиденциальности. Одна треть (27респондентов абсолютно спокойны в связи с мониторингом их рабочей активности и учетом использования рабочего времени, 24% – ответили «Скорее не обеспокоен, чем обеспокоен».

Функция контроля входит в обязательные задачи руководителей. Однако большинство людей раздражаются, если их работу начинают пристально отслеживать. По данным опроса портал rabota.ru больше всего российскими сотрудниками недолюбливается видеонаблюдение (30, 22% респондентов крайне не нравится мониторинг личной переписки. 17% опрошенных раздражены чрезмерным учетом использования рабочего времени, когда работодатель устанавливает турникеты, где это только возможно: у туалетов, комнат отдыха, курилок, или же использует системы, которые делают скриншоты рабочего стола и фото работника с камеры ПК. Жесткий контроль вызывает стресс и снижает мотивацию персонала.

8% респондентов сказали, что обеспокоены отслеживанием звонков с рабочих телефонов и мониторингом интернет-трафика с рабочего ПК. Некоторые работодатели вводят ограничение на использование определенных интернет-страниц и в конце месяца сверяют «черный список» с тем, который собран с помощью систем для учета использования рабочего времени. Однако полная блокировка каких-либо сайтов приводит к тому, что сотрудники «уходят» в мобильные устройства и руководителю становится сложно анализировать их компьютерную активность.

Однако в тех компаниях, где не блокировки доступа к некоторым интернет-ресурсам, работники (41% опрошенных) переживают, что им не получится скрыть от работодателя свою онлайн-активность на сайтах, не относящихся к работе. Особенно они обеспокоены тем, что начальник заметит их активность на сайтах по поиску работы. Системы учета использования рабочего времени отслеживают любую активность за ПК, будь то сайты или программы. 20 % респондентов боятся быть уличенными в регулярном посещении соцсетей и еще 5% – любители онлайн-игр, которые также боятся быть обнаруженными руководством.

Лояльный мониторинг и учет использования рабочего времени помогут снизить градус напряжения сотрудников, который возникает при их тотальном контроле и позволят руководителю получать объективную и актуальную информацию о рабочей деятельности подчиненных.

Проблема многих руководителей, в чьих компаниях не установлена программа учета рабочего времени – регулярные нарушения регламента сотрудниками. Наверное, в каждом офисе найдутся работники, которые постоянно избегают любой рабочей активности.

Может быть, именно из-за таких сотрудников родилась поговорка, распространенная в деловых кругах, что обычно в компании 20% сотрудников делают 80% всей работы, при этом 80% убеждены, что они-то и есть те 20%. Если же отбросить основную массу персонала, которая, пусть нестабильно, но демонстрирует продуктивную работу, то можно выделить особую категорию людей, которые эту работу лишь симулируют, в реальности же проваливая любые задания и демотивируя коллег. При этом уровень, должность и профессиональные качества этого типа людей могут быть самыми высокими.

Профессиональные «лодыри» зачастую разлагают эффективность компании изнутри. Если в компании нет какой-либо системы мониторинга нагрузки персонала (к примеру, программы учета рабочего времени), то человеку легче пренебречь своими трудовыми обязанностями и заняться личными делами: читать новости, играть в онлайн-игры, просматривать френд-ленту в соцсетях. Это не останется незамеченным в коллективе, градус раздражения и напряжения будет расти, однако, никто не сообщит начальству.

Нередко руководители не догадываются о ситуации и не имеют возможности получить объективную картину происходящего. Тогда им на помощь приходит программа учета рабочего времени, она вовремя заметит проблемы в работе персонала и сообщит об этом руководству посредством email-оповещения. В программах учета рабочего времени отслеживают такие показатели, как продуктивное, непрофильное и непродуктивное время. Кроме того, система определяет, кто, когда и как часто опаздывает, уходит с работы раньше или вовсе прогуливает. О любых нарушениях регламента руководитель будет оперативно оповещен.

Кроме того, давно замечено, что когда в компании внедряется программа учета рабочего времени, сам этот факт значительно повышает ответственность и дисциплину работников. Наличие контроля заставляет персонала четче соблюдать регламент, следить за своей нагрузкой и не допускать значительной потери времени.

Руководителю больше нет нужды полагаться на информацию, которая к тому же не всегда отличается объективностью, программа учета рабочего времени позволяет ему держать руку на пульсе компании, даже если приходится надолго отлучаться. В командировках, в отпуске, при работе с удаленными подразделениями программа учета рабочего времени становится идеальным инструментом мониторинга и анализа нагрузки сотрудников.

Многие из нас стараются повысить собственную продуктивность: ведут учет отработанного времени, составляют списки дел, расставляют приоритеты, но при этом все равно очень многое не успевают. Доктор Т.Бредбери (автор «Эмоционального интеллекта») провел исследование и выяснил, в чем секрет сверхпродуктивных людей. Для этого он досконально изучил привычки успешных людей, входящих в список Fortune 500.

Основной вывод, который сделал исследователь: главная причина низкой продуктивности в том, что нам не хватает времени, а не в том, что нам вешают вредные привычки или у нас в принципе низкая работоспособность. Люди, которые постоянно ведут учет отработанного времени, также приходят к этому выводу.

Не нужно работать каждую минуту, чтобы стать продуктивнее. Нужно каждую минуту тратить с умом. Бредбери исследовал поведение высокопоставленных лиц крупных компаний и выяснил, какие привычки мы можем перенять у этих людей, чтобы стать столь же продуктивными.

Если задание можно сделать сразу, не откладывайте его на потом

Есть задача, которая займет не более двух минут вашего времени? Сделайте ее сразу либо делегируйте, чтобы не забыть и не возвращаться к ней вновь.

Всегда готовьтесь к следующему рабочему дню заранее

Если вы ведете учет отработанного времени, выделите 15 минут на планирование следующего дня уже сегодня. Таким образом, вы проанализируете прошедший день и сможете «заложить» продуктивность и на завтра.

Toeatfrogsпервым делом

У всех нас есть дела, которые мы не любим, которые нам неприятны, именно они в английском языке обозначаются как to eat frogs. Такие дела нужно выполнять первым делом, и только после этого браться за задачи, которые, наоборот, нам нравятся и вызывают приятные эмоции.

Избавляйтесь от срочных задач

Срочные задачи часто перекрывают важные. Продуктивные люди либо игнорируют их, либо подбирают сотрудника, которому можно срочные дела передать.

Готовьте план собрания и следуйте ему

Очень много сотрудников не любят собрания и считают их пустой тратой времени. Чтобы этого не происходило, организуйте совещание, предварительно подготовив его план. Ведите учет отработанного времени, чтобы не растягивать встречу.

Научитесь отвечать «нет»

Продуктивные люди используют «нет», всякий раз, когда в чем-то не уверены и не могут дать согласие. Это экономит время и собеседника в том числе.

Отведите на проверку почты конкретное время

Чаще всего в письмах нет никакой экстренности, потому, проверяя ее каждые пять минут, вы вредите учету отработанного вами времени и снижаете собственную продуктивность. 

Откажитесь от многозадачности

Множество исследований подтвердили: многозадачность разрушительна для эффективности труда. Она настолько заманчива, что многие пытаются жить в многозадачном режиме и верят в то, что это помогает им выполнять больше задач. Однако учет отработанного времени показывает, что это далеко нет так: человек успевает меньше и вредит своему здоровью.

Иногда делайте большие перерывы в работе

Чтобы не переживать, что происходит в компании без вас, попросите коллегу звонить вам только в самых экстренных случаях, а сами возьмите перерыв и отключитесь от работы. Через некоторое время вы сможете свежим взглядом посмотреть на ситуацию.

Не бойтесь делегировать

Некоторых людей пугает одна только мысль, что кто-то может выполнить их работу так же хорошо. Это значит, что есть кто-то такой же талантливый и умный. По-настоящему продуктивные люди этого не боятся и доверяют окружающим свои задачи, освобождая тем самым свое время.

Внедряйте технологии в свою жизнь

Зачем делать вручную то, что способны сделать технологии: к примеру, вести за вас учет отработанного времениможет автоматизированная система, составлять расписание сервис Clara и т.п. Используйте эти возможности и освобождайте свое время для более важных задач.

Вот только несколько привычек, благодаря которым некоторые люди становятся сверхпродуктивными. Хотя каждый может создать собственную систему и успевать больше.