Современному человеку привычно проверять рабочую почту дома и быть на связи, отвечая на рабочие звонки, круглосуточно. Исследователи подсчитали, что таким образом в среднем человек работает дополнительно 1,5 месяца за год. 80% опрошенных заявили, что работают и после того, как ушли из офиса. В то же время, работники до сих пор убеждены, что учет рабочего времени нужен только работодателям. Действительно ли это так, если сотрудники даже не замечают как безвозмездно «отдают» 1,5 месяца своей жизни компании.

Для чего они это делают: большинство не хотят допустить хаоса в рабочих делах. Половина опрошенных отметили, что не могут не ответить на электронные письма, даже если рабочий день закончился, ведь клиентам и партнерам важно получать быструю реакцию на запросы. 31% сотрудников просто не могут отвлечься от работы даже когда пришли домой. Всего было опрошено 1000 человек. Большинству людей трудно обходится без учета рабочего времени, они теряют над ним контроль.

Среда стала мобильной. Возможность всегда находиться на связи, иметь доступ к рабочей почте и приложениям часто становятся некоторым must have для многих компаний. Компания желает знать, чем заняты ее сотрудники и внедряют системы, способные вести учет рабочего времени.

Некоторые исследователи бьют тревогу: технологии слишком сильно срослись с нашей жизнью. Люди не могут соблюдать здоровый баланс между работой и личной жизнью: они трудятся везде, где есть возможность. Почти 70% опрошенных проверяют почту до 8 утра, столько же – не ложатся спать, пока не просмотрят письма. Специалисты сращивают работу и личное: 60% читают рабочую корреспонденцию, общаясь с семьей, 40% — за обедом.

Иллюзия работы в стиле 24*7*365 состоит в том, будто можно сделать все и сразу, на самом деле это очень сложно. Человек, который одновременно играет с ребенком и решает рабочие вопросы в мобильном телефоне, одинаково непродуктивен в обоих процессах. Невозможно поддерживать полноценную беседу с друзьями и отвечать на рабочие письма в одно и то же время. Хотя на первый взгляд, человеку кажется, что он способен быть многозадачным и рационально ведет учет рабочего времени. Это не так.

Исследовательский центр «Империя Кадров» провел исследование, которое показало, что около половины опрошенных работают внеурочно и задерживаются в офисе. 23% — задерживаются каждый день до 1 часа, 15% — на 2-3 часа, 2% — около 5 часов, 4% — остаются на работе более 5 лишних часов. 56% опрошенных обычно уходят домой вовремя. 24 % респондентов задерживаются на работе ежедневно. Причина тому – авралы и большой объем рабочих задач. Если в компании не ведется учет рабочего времени, все переработки сотрудников становятся их добровольным благотворительным вкладом в развитие компании.

На пользу ли это самой компании? Спорный вопрос. В долгосрочной перспективе сверхзагруженный сотрудник начнет снижать производительность, больше уставать, терять мотивацию, допускать много ошибок. Руководитель должен понимать, что учет рабочего времени не сводится к эксплуатации команды на 200%. Это невыгодно компании. Отметим только один плюс сверхурочной работы для сотрудников – возможность повышать профессиональные компетенции и саморелизовываться. Но стоит ли оно того, ведь тогда вся жизнь человека сводиться к работе, развитие получается однобоким.

В поисках выхода из сложившейся ситуации, компании стараются обеспечить для работников баланс «работа-личное». Вводят такие понятия, как гибкий график, уход за детьми без отрыва от производства, дистанционная работа, комнаты отдыха, матери и ребенка. Но то, что это необходимое требование современного ритма жизни – уже ни у кого не вызывает сомнения. Учет рабочего времени не должен загонять сотрудника в тупик, когда он привязан к офису всеми возможными техническими средствами. Адекватный учет рабочего времени — как барометр должен указывать человеку перегибы в его ежедневном графике и не давать потеряться в ролях.

Некоторые исследователи утверждают, что к 2016 году половина всех работников будет работать удаленно. Это выгодно и удобно работодателям и работникам. Распространению такой формы трудового устройства способствует доступность онлайн-инструментов для организации работы и общения.  Больше не надо искать сотрудников только в городе, где расположена организация. Однако, для некоторых владельцев бизнеса «удаленка» связана с рисками, когда нет возможности вести контроль за работой персонала и анализировать продуктивность сотрудников.

Убрать негативные факторы удаленной работы помогут современные инструменты менеджмента.

1.      Виртуальная АТС

Работа удаленных сотрудников должна быть удобной, а инструменты для онлайн-общения простыми. Для решения этих задач идеально подойдет виртуальная АТС – она станет элементом контроля за работой сотрудников. Экономия средств на междугородних звонках, использование многоканального номера, переадресация звонков на SIP-телефоны и мобильные, снижение затрат на покупку телефонов и прокладку кабелей – вот лишь некоторые выгоды ВАТС. Она же интегрируется с любой системой CRM – и данные о клиентах и покупках можно хранить в одном месте.

2.      Видеосвязь

Возможность использовать видеотрансляцию крайне важна для оптимизации удаленной работы. Это необходимо и для организации взаимодействия между коллегами, между руководителем и подчиненным, клиентом и сотрудниками компании, особенно, когда они находятся за границей. Видеосвязь значительно упростит руководителю задачу  контроля за работой персонала.

Видеосвязь подразумевает возможность проводить виртуальные совещания. Из технических средств понадобится только телефон и компьютер в выходом в Интернет. В такой конференции могут участвовать сразу до 100 человек, она записывается в онлайн-режиме и позволяет по ее окончании оценить многие параметры: продолжительность совещания, активность его участников, расходы на организацию совещания и пр. Что имеет самое непосредственное отношение к контролю за работой персонала.

3.      Google Docs

Хранить и работать с документами, созданными на базе Google Docs, очень удобно, достаточно только ввести email-адрес. Все материалы, находящиеся в Google Docs можно комментировать и редактировать онлайн, что очень удобно при совместной работе. Сотрудникам при этом не нужно находиться рядом территориально, вся работа над документами может проводиться дистанционно. Руководитель сможет оценить активность удаленных сотрудников и вести контроля за работой персонала, анализируя их работу в Google Docs.

4.      Онлайн-проектировщик

Таких сервисов достаточно много (к примеру, “Битрикс24” и Wrike). Чаще всего такие сервисы просты в использовании и не требуют много времени для ознакомления и внедрения: в них легко можно ставить и описывать задачи сотрудникам, оценивать их важность и качество, отслеживать их в личном кабинете, наблюдать за проектами коллег и помогать им в исполнении. Онлайн-планировщик идеально вписывается в возможность контроля за работой персонала «на удаленке».

5.      Онлайн-чат

Это один из самых доступных и удобных способов взаимодействия между сотрудниками. Самый известный из них — Skype. Никаких особенных знаний и навыков установка его не требует и займет она не более двух минут. Зато общение между членами команды может происходить в любое время, независимо от расстояния и часовых поясов.

6.      Система учета рабочего времени

Это непосредственный инструмент для контроля за работой персонала. Руководитель может точно узнать, чем занят его удаленный специалист в рабочее время: трудится над проектом компании или «зависает» в онлайн-игре, сколько времени у него уходит на решения рабочих задач, насколько он продуктивен. Система легко устанавливается и позволяет следить за онлайн-активностью сотрудника, руководитель же получает понятную статистику о его работе. Кроме контроля за работой персонала, система позволит анализировать бизнес-процессы компании и повышать эффективность команды.

Таким образом, современные технологии позволят компаниям более качественно использовать «удаленный» труд, активируя все его преимущества и нивелируя недостатки.

Вполне естественно, когда человек опасаясь окончательного провала на работе, отказывается от личных дел. Он всего лишь стремится выполнить свои обязанности в срок. Часто ситуация действительно сложная и срочно надо выполнить какое-то поручение руководства. Но чаще всего за этими доводами стоит только одно – неумение планировать время, потому и приходится трудиться сутками, жертвуя чем-то ценным для человека: семьей, хобби, саморазвитием. Чтобы не подрывать личную продуктивность и успевать больше, поможет осознанный подход и программа для учета времени.

Оптимизация работы на микроуровне – вот, на что нужно ориентироваться. Чтобы в будущем не вспоминать с горестью об упущенных возможностях, в настоящем не следует кидаться на каждую задачу, бегать с одного совещания на другое, и отвечать на все письма и запросы. Дайте себе время на обдумывание и начните контролировать свой рабочий день с программой для учета времени, так вы поймете от какой вашей деятельности больше пользы.

Нельзя инвестировать бессознательно, ориентируясь на срочность и настойчивость внешних запросов и требований. Только обдуманное инвестирование обеспечит хороший результат. Для начала проанализируйте ситуацию и начните избегать хотя бы трех главных ошибок в планировании деятельности. И не забывайте следить за временем и контролировать его посредством программы для учета времени времени.

Ошибка 1: быть невнимательным.

Если не следить за инвестициями, особенно времени, то, скорее всего, они уйдут не на главное. Чтобы не сокрушаться над потерянным временем, ведите контроль ежедневных дел: отмечайте их в календаре, фиксируйте в блокноте или используйте электронное приложение для этого. А программа для учета времени отследит, если вы все-таки будете отклоняться от заданного курса. Так вы сможете делать своевременные корректировки плана.

Ошибка 2: позволять красть время.

Сложно представить масштабы индустрии по захвату вашего внимания: армии маркетологов денно и нощно работают над этой задачей. Окружающие люди от них не отстают: убеждают принять участие в благотворительном проекте, приглашают на конференции и долгие обеды и др. Кроме того, можно допоздна сидеть на работе, часто ездить в командировки, бесконечно общаться со СМИ и это замечательно, пока вдруг не обнаружиться, что вашим временем распоряжаются внешние силы. В такой напряженности, сложно уследить за временем, и начинается его воровство. Если вовремя обратить внимание на результаты программы для учета времени рабочего времени – все станет понятно. И время будет не так легко украсть, появится веский довод сказать «нет» на вновь поступившее предложение.

Ошибка 3: тратить время, чтобы сэкономить деньги.

Безусловно, что деньги следует расходовать с умом и беречься от необоснованных трат, но бывает, что немного большие финансовые траты сберегут один (или больше) час, который можно инвестировать гораздо выгоднее и потратить на важное дело. К примеру, ехать на машине часто дороже, чем на поезде, но дорога в первом случае займет времени в два-три раза меньше. Или пытаться анализировать свое время вручную, вместо того чтобы воспользоваться пусть и платной, но быстрой автоматической программой для учета времени.

Это только малая часть ошибок, которых можно избежать, если обдуманно инвестироваться  время и следить за ним с помощью программы для учета времени. Такой подход позволит жить здесь и сейчас, не откладывая важные моменты на потом. Можно успевать работать и быть довольным, когда от чего-то можно отказаться, не жалея в будущем о зря потраченном времени.

Давно известно, что последствия от отсутствия сна человек ощутит гораздо раньше, чем отсутствие пищи. Если во втором случае за неделю, он, в крайнем случае, немного ослабнет и похудеет. То уже через два дня без сна он не сможет выполнять простейших действий. Это доказывает, что, не анализируя свой день, не проводя мониторинг времении пренебрегая сном, ваша продуктивность ухудшиться очень быстро. Не зря организация Международная амнистия признала лишение сна – наиболее жестокой формой пыток.

Так почему же первое, что мы готовы принести в жертву, как только оказались в аврале, — это сон? Откуда такая уверенность, что если экономить один час на сне, то его можно потратить на что-то более полезное? Это большая ошибка. Доказано, что даже незначительный недосып снижает способность к восприятию, отрицательно сказывается на концентрации и продуктивности. Вы уже не способны адекватно оценивать свою загруженность и вести мониторинг времени.

Последствия такого пренебрежения ко сну, становятся видны не сразу. Но малейший недосып отразить на качестве работы, способности усваивать информацию, вести мониторинг времени и запоминать. Но сколько нужно спать?

На этот вопрос ответили ученые. Они размещали участников исследования там, где не было часов и окон, и сказали им, что можно ложиться спать, когда они этого захотят. Выяснилось, что 95% людей спало в пределах 7-8 часов, 2,5% — спали больше 8 часов, еще 2,5% — меньше 7 часов и чувствовали себя отдохнувшими. 2,5%, которым хватало и менее 7 часов сна для полноценного отдыха.

Это правило применимо ко всем без исключения людям, независимо от их профессии и рода деятельности. Но как оказывается, большинство людей уже давно потеряло представление, как это чувствовать себя выспавшимся, т.к. спят менее 7 часов. Им не хватает концентрации, чтобы мысль о том, что выдающиеся личности спят очень мало и совсем не нуждаются в мониторинге времени из-за своих врожденных способностей, опровергает результат исследования Андерса Эрикссона. Он проанализировал образ жизни скрипачей, оказалось, оказалось, что самые выдающиеся из них спали не менее 8,5 часов в сутки. Причем 20-30 минут – в первой половине дня. Это в среднем больше на 2 часа сна, чем позволяет себе среднестатистический человек. Сами скрипачи утверждают, что для достижения высоких результатов, сон стоит на втором месте по значимости.

Специалисты в области эффективности рекомендуют стремиться к 8-9 часовому сну и использовать для него каждую возможность: летите ли вы в самолете или пришли пораньше домой. Они убеждают, что лучше выкладываться на все 100% за 5-6 рабочих часов, чем на 60% — за 8-9 часов. И качественный анализ мониторинга времени поможет соблюсти баланс.

Чтобы восстановить силы, если все-таки не получилось выспаться, бывает достаточно вздремнуть 20-30 минут в послеобеденное время. Еще один очевидный совет для хорошей продуктивности – ложиться спать пораньше или в намеченное время. Как бы банально это не звучало, но другого варианта нет. Иначе вы будете искать способы встать позже. Еще одна рекомендация: готовьтесь ко сну заранее, еще за 45 минут до того, как погасите свет. Излишнее возбуждение, сразу после ответа на полученное сообщение или при работе над важным проектом, не даст вам сразу заснуть. А потом при мониторинге времении анализе дневной продуктивности вы отметите общий спад, из-за того, что не удалось полноценно отдохнуть ночью. Кроме того, важные мысли, незавершенные дела и идеи лучше записать до сна, иначе оставшись у вас в голове они будут заставлять мозг работать и бесплодно размышлять, не дав уйти в глубокий сон.

Важность сна, как и мониторинга времени, нельзя недооценивать, чтобы оставаться стабильно продуктивным и не жертвовать своим здоровьем.

В современном динамичном мире бизнеса принято следить за успешным опытом крупных игроков рынка. Так успешным для многих компаний оказался опыт найма удаленных работников, вопрос заключается только в том, как проводить контроль работы таких сотрудников. Для многих именно это становится главным минусом, который перекрывает все положительные моменты: и экономию на аренде помещения, и возможность найма ценных специалистов из других регионов, и отсутствие расходов на организацию рабочего места и покупку оборудования и пр.

Прежде чем нанять удаленных специалистов, нужно, чтобы руководитель мог точно представлять, что необходимо для организации эффективной деятельности и как организовать контроль работы сотрудников. Вот на какие моменты нужно обратить внимание.

1.       Разберитесь с причинами

Руководителю нужно самому решить для чего это нужно: это модно? так сделал конкурент? просят менеджеры подразделений? Сокращение расходов и уменьшение расходов на заработную плату – мотивы все-таки лучшие. А чтобы убедится, что вы не упустите контроль работы сотрудников, установите для них испытательный срок.

2.       Проведите объективную оценку ситуации

Выясните, действительно ли  задачи, которые будут стоять перед работником, возможно решать дистанционно. Есть специалисты, для которых это является проблемой: это может быть HR-менеджер или личный секретарь. Есть профессии, в которых крайне важен личный контакт с подчиненными, коллегами, клиентами.  Но такие специалисты, как программист, бухгалтер, маркетолог, кадровик и др. могут без особого труда выполнять свои функции удаленно. И контроль работы этих сотрудников будет осуществить достаточно просто.

3.       Учитывайте человеческий фактор

Стоит несколько раз подумать, прежде чем переводить какого-то сотрудника с офисной работы на удаленную. Да и нанимать нового тоже. Сможет ли конкретный человек продуктивно работать без бдительного наблюдения начальства. Как бы странно, это не звучало, но многие уже взрослые люди не умеют себя организовать и спланировать свою работу и время. Они по свойству характера постоянно отвлекаются от своих задач, кроме того, что дома поводов отвлечься (и  никто не увидит) в разы больше, чем в рабочем кабинете. Тогда контроль работы сотрудников может превратиться в гадание на кофейной гуще. Оценка зрелости,  уровня ответственности и мотивации таких удаленных работников играет здесь крайне важную роль. Ведь удаленному сотруднику нужно будет трудиться в одиночестве, без слов ободрения коллег.

4.       Оцените и подготовьте инфраструктуру компании

В вашей компании постоянно куда-то пропадают документы, не освоены обычные инструменты для планирования и общения между коллегами, принятие решения не возможно без чашки чая – возможно ваша компания еще не имеет того уровня зрелости, который позволит ее сотрудникам работать дистанционно. А контроль работы сотрудников станет вашей головной болью.

5.       Обозначьте показатели эффективности работы

Чтобы оценивать работу сотрудника, и удаленного в том числе, нужно установить определенные показатели. Для начала ответьте: для этого работника возможно поставить измеряемые задачи и цели? Если нет, то при работе вне офиса обязательно возникнут конфликты между начальником и подчиненным. Чтобы оба имели возможность обосновать и подтвердить свои мысли относительно загруженности лучше всего подойдет автоматизированная система по контролю работы сотрудника.

Эти простые шаги помогут сделать меньше ошибок, объективно оценить ситуацию, не выпустить из рук контроль работы сотрудников и перевести их труд на уделенные «рельсы», действительно при этом сэкономив средства компании.

Удаленные сотрудники становятся все более востребованными на рынке труда. Для многих специалистов удаленная работа становится возможностью получать более высокую оплату труда (которую часто не может предложить регион), работать, не тратя время на дорогу до работы, и посвящать больше времени семье и увлечениям. Для работодателя это тоже сулит сплошные выгоды: уменьшаются расходы на аренду помещения, на оснащение рабочего места, есть возможность нанимать высококлассных специалистов за умеренную плату из любой части света. Сомнения вызывает только вопрос, чем в рабочее время занят сотрудник: как проводить анализ рабочего времени? Это в той же степени беспокоит и «удаленщика»: как он сможет доказать, что работает не покладая рук и даже внеурочно?

Как упростить задачу и сделать анализ рабочего времени объективным, расскажем ниже:

1.       Введите четкие показатели оценки труда

Если это может быть не так важно при работе в офисе, когда работник у вас постоянно перед глазами, то для удаленного сотрудника это сделать необходимо. Не ставите расплывчатые цели – «поддерживать лояльность аудитории» или «поддерживать имидж организации». Это должны быть измеримые критерии качества работы и ее количества.  Обязательно учтите это в анализе рабочего времени, чтобы избежать ненужных конфликтов и рассеять сомнения, что удаленный работник бездельничает. 

2.       Грамотно распределите задачи между сотрудниками

Одно из слабых мест удаленной работы – коммуникации и общение между коллегами. Не редки сбои именно в этой сфере. Чтобы исключить выполнение несколькими сотрудниками одной и той же работы и не упустить важные, которые просто никто не сделает, оговорите условия и график для рабочих «встреч». Кроме того, в идеале в рабочее время удаленный сотрудник всегда должен быть на связи, т.е. он живет в том же «офисном графике», что дает возможность оперативно решать все вопросы. Многие руководители не соглашаются с тем, что днем удаленный сотрудник может заниматься чем угодно (печь пироги, выгуливать собаку и писать стихи), а выполнять работу в удобное для него время, хоть ночью. Тут не приходится говорить ни о качестве, ни о продуктивности на следующий день, ни об объективности анализа рабочего времени.

3.       Составьте договор

Не нужно думать, что удаленный сотрудник абсолютно бесправное существо. На самом деле по трудовому законодательству он обладает теми же бонусами и социальным пакетом, что и его офисные коллеги. Единственное, чем отличает договор, заключаемый с удаленным сотрудником, так это тем, что обеспечить себя всем необходимым для работы он должен самостоятельно (и рабочим местом и безопасным режимом труда и необходимым графиком работы и отдыха). Вам же нужно будет вести анализ его рабочего времени, чтобы это был действительно рабочий режим, а не хаотичное сочетание некоторой деятельности и бесконтрольного безделья.

Важный нюанс: убедитесь, что большую часть времени ваш удаленный сотрудник проводит в РФ (больше 183 дней в год), а не где-нибудь на отдаленных островах. Почему это важно? Если ваш сотрудник предпочитает теплые страны родине и проводит там все 12 месяцев, тогда подоходный налог на такого сотрудника вместо 13% составит все 30%. Угодив в такую ситуацию, работодатель может понести серьезные потери, тогда уж будет не до анализа рабочего времени.

4.       Обеспечьте контакт между коллегами

Несомненно, теперь у сотрудника меньше соблазнов посплетничать за чаем, но и узнать свежие новости о внутренней жизни компании тоже. Потому легче допустить некоторые ошибки: вовлечь в долгосрочный проект, коллегу, планирующую декретный отпуск или доверить кому-то срочную и важную задачу накануне отпуска. Качество общения с сотрудниками не должно страдать, в этом помогут регулярные совещания, информационные рассылки, сводные планы и др. Анализ рабочего времени не должен перекрывать анализ процессов коммуникаций и взаимодействий между сотрудниками. Полноценное общение и межличностные связи помогут работникам быстрее и легче ориентироваться в ситуации, не упуская важные кадровые вопросы при принятии стратегических решений.

Чтобы удаленная работа была в радость и на пользу и работнику и работодателю проще воспользоваться автоматизированной системой анализа рабочего времени. Ее данные объективны и просты, а критерии оценки эффективности сотрудника помогут и ему понимать насколько он способен работать удалено. Не говоря уже о пользе работодателя от такого рода программ, когда их время освобождается для других важных задач, и объективный анализ рабочего времени его подчиненных становится инструментом для роста и развития всей компании.

Чем могут заниматься сотрудники в офисе? Только трудиться на благо компании, ответит руководитель. Но на самом деле вариантов гораздо больше: чаепития, личные разговоры, общение в соцсетях, просмотр новостей в соцсетях, написание курсовых и поиск новой работы – это далеко не полный список того, чем реально занимаются сотрудники на работе. Не вести учет времени сегодня – значит просто рисковать завтра оказаться банкротом.

Исследований и опросов на данную тему проводилось множество, в этой статье собраны самые интересные результаты. Итак, что показывает учет времени в организациях:

1.       В большинстве московских офисах утро начинается с проверки соцсетей, кофе, разговоров с коллегами. Потом наступает время перекура, остается немного потерпеть и уже обед – пора интернет-покупок. Вот такой распорядок дня.

2.       Украинский кризис отразился на том, что работники в среднем на 40 минут в день увеличили время, выделяемое для соцсетей.

3.       Подсчитано, что ежегодно российская экономика из-за нецелевой деятельности в рабочее время теряет около 300 миллиардов рублей. Это равнозначно расходам 20 крупных городов России. Гораздо дешевле было бы вести автоматизированный учет времени.

4.       Среди россиян также популярны подбор авиабилетов, туристических туров, бронирование отелей в рабочее время и в целом интернет-шоппинг. Неудивительно, что самая высокая активность в интернет-магазинах наблюдается с 14 до 18 часов.

5.       42% сотрудников не прочь потратить время на  обсуждение офисных сплетен и слухов.

6.       Сами работники жалуются, что им мешают сосредоточиться ненужные встречи, шумные коллеги и вынужденные ответы на электронные письма. Они и сами были бы рады, если бы получалось вести объективный учет времени и не отвлекаться на мелочи.

7.       Среди отвлекающих факторов были названы бессмысленные совещания и обсуждения, в то время как работа простаивает.

8.       40 % сотрудников опенспейса убеждены, что работали бы гораздо продуктивнее, если бы их не отвлекала болтовня коллег.

9.       28 % времени работников уходит на маловажные и незначительные для конечного результата дела. Как бы помог в этом случае корректный учет времени, чтобы минуты, а иногда и часы, не пропадали зря.

10.   Не стесняются сотрудники искать новое место работы, усердно «трудясь» на нынешнем месте. 40% именно так и подбирают место для новых трудовых подвигов.

Вот те немногие бреши в работе компании, через которые утекает бесценный ресурс – время. Руководителю стоит внимательнее присмотреться к современным инструментам борьбы с такими утечками. Среди них выгодно выделяются системы для учета времени работы персонала.

Такие системы позволяют всегда быть в курсе того, на что конкретно тратят время сотрудники: продуктивно ли они его расходуют или предпочитают заниматься личными делами на работе. Система собирает данные по всей компании и в удобной и понятной форме предоставляет их руководителю. Современный учет времени не требует каких-то специфических знаний и навыков, достаточно внедрить автоматизированную систему учета времени и она будет предоставлять объективную картину о загруженности сотрудников, об их реальной деятельности, подскажет, где необходимы кадровые изменения, а где возникла проблема принятия управленческих решений.

Люди очень индивидуальны. И в каждой компании есть свои особенности. Исследователи обнаружили ряд необычных странностей в поведении работников организации, которые могут быть использованы на благо, если их не игнорировать. Ведь контроль персонала, это не только отслеживание поведения сотрудников, но и умелое использование результатов такого наблюдения.

1.       Люди склонны к обману

Люди лгут и это не новость. Интереснее другое, что сотрудники более склонны к обману и лжи во второй половине дня. Хотя утром они настроены на более этичное поведение, их поведение моральнее, а самоконтроль выше. Если вести корректный контроль персонала, такое наблюдение сделать несложно. Дело в том, что к вечеру накапливается усталость, и уровень трезвости и честности суждений снижается. Если планируется важное совещание, лучшее время для его проведения – утро. Только так вы вероятнее всего сможете узнать правдивое мнение о реальном положении дел в организации. Если сотрудник хочет попросить о повышении, то лучше обратиться к начальнику по этому вопросу в начале дня. Замечено, что усталость стимулирует возникновение нетривиальных решений, а также снижает концентрацию — это идеальное состояние для мозгового штурма и генерации гениальных идей. Внимательное наблюдение и контроль персонала позволят вам более грамотно планировать время.

2.       Дружеские отношения идут на пользу общему делу

Руководителя настораживает, что его подчиненные вместе отдыхают и общаются в офисе на несвязанные с работой темы? Очевидно, это издержки чрезмерного увлечения контролем персонала. Нужно принять как должное, что частые столкновения с другими людьми на работе или даже редкие встречи с ними, закладывают в профессиональные отношения фундамент доверия. Чем шире сеть знакомств внутри организации, тем выше ее эффективность в целом. Чем более дружественная группа окружает сотрудника, тем вероятнее, что в случае сложностей, он обратиться за помощью к коллегам и найдет решение. Руководителю не стоит погружаться в контроль персонала до такой степени, что это станет мешать формированию доброжелательной атмосферы внутри организации. Тут исследователи проследили круговую зависимость: эффективность коллективной работы растет, социальные связи дают ощущения счастья, когда есть дружественные отношения, как верно и то, что чем дольше сотрудники связанны одним проектом, тем теплее их отношения.

3.       Конфликты так же необходимы, как и дружба

Конфликты ошибочно принимаются за абсолютное зло, особенно в дружном коллективе. Споров не бывает лишь в той компании, где никто ни с кем не общается. Конфликт – индикатор того, что работники стремятся к общей цели и работают на общий результат.  Просто каждый имеет свой вариант решения. Конфликты – это еще и способ снять напряжение между людьми, между сотрудниками это повышает уровень креативности при поиске решения. Иногда именно по этой причине руководителю стоит пойти на обострение конфликта, чтобы разрешение проблемы сплотило команду. Что не приведет к решению проблемы? Это компромиссы. Контроль персонала позволит вовремя заметить приближающуюся бурю и среагировать профессионально. Это не относится к ситуации личной неприязни, которая является действительно непродуктивной. И понятно. Что она ведет к снижению результата.

4.       Дедлайны – польза, трудоголизм — вред

Круглосуточная работа некоторых сотрудников часто ставится в пример его коллегам. С другой стороны те, кто работают ночи напролет перед дедлайном, потому что не успели решить задачу раньше, порицаются. Но, возможно, это ошибка. Если руководителю нужен действительно выдающийся и стабильный результат, ему следует пресекать чрезмерно активную деятельность подчиненных. Трудоголизм работает на «коротких дистанциях». При взгляде в недалекое будущее вы увидите своих сотрудников обессиленными и демотивированными. Чем это грозит? – Стабильно появляющимися провалами в работе. Установите корректный контроль персонала: сотрудники работают внеурочно – возможно они просто не готовы к такому виду задач, если же они берут на себя слишком много – это ошибка управленца.

Что еще примечательно, интенсивная работа перед самым дедлайном зачастую гораздо эффективнее, чем обычно. Такая ситуация заставляет погрузиться в задачу и найти неординарные решения. Хотя и такое состояние не скажется не стабильности положительных результатов. Если большой дедлайн разбить на небольшие части, то продуктивность работы значительно возрастет.

Идеальных работников не бывает, даже ответственных и трудолюбивых не так много. Это не новость. Это данность: сотрудники отвлекаются на общение в соцсетях, устраивают часовые чаепития, соревнуются в онлайн играх и всячески имитируют бурную деятельность. Компания же имеет зря потраченные время и деньги на оплату такого «труда», невыполненные планы и снижающиеся показатели. Решать проблему надо. В поисковые запросы вбиваются различные слова (учет времени программа, система учета времени, контроль сотрудников, программа-шпион и др.), лишь бы найти решение.

Проблему решит программа учета времени CrocoTime. Достаточно установить ее, чтобы…

1.       Своевременно замечать, где компания теряет оплаченные рабочие часы, и, соответственно, деньги

Программа учета времени CrocoTime показывает, где и как много времени в организации тратится не по назначению. Система фиксирует время работы с программами, сайтами и документами. Она показывает, сколько времени потрачено продуктивно, а сколько на личные нужды, развлечения и отвлечения.

2.       Найти резервы времени для новых задач

Программа учета времени покажет, в каком отделе и у какого конкретно сотрудника есть свободное время. Именно оно может быть потрачено на новые задачи. Даже «вынужденное» безделье нет смысла оплачивать, CrocoTime поможет превратить его в продуктивное время.

3.       Более точно нормировать рабочие операции и планировать деятельность

Оценив с помощью программы учета времени реальную загрузку работников, руководитель сможет назначать объективные плановые показатели, установить лимиты на выполнение стандартных операций. CrocoTime покажет по минутам рабочий день сотрудника и поможет получить максимум эффекта от оплаченного рабочего времени.

4.       Повысить дисциплину организации

Больше нет необходимости «вручную» отслеживать, кто и сколько времени провел на рабочем месте. Программа учета времени предоставит данные о времени отсутствия сотрудников за ПК, опозданиях, прогулах, ранних уходах. Привязка этих данных к заработной плате дисциплинирует прекрасно.

5.       Оптимизировать штат

Сложные решения об изменениях и перестановках в штате принять проще, когда имеются статистические данные о реальной загрузке отделов и сотрудников.

Программа учета времени сформирует полную картину: действительно ли необходимо расширение штата и к каким последствиям приведет сокращение в конкретном отделе. Система поможет руководителю составить прогноз, оценить риски и принять наиболее точное решение.

Программа учета рабочего времени CrocoTime позволит вам решать эти задачи быстро и легко: она обладает редким набором полезных характеристик:

·         Приспособлена для работы с большим количеством данных (что крайне актуально для крупных компаний)

·         Обладает простыми и понятными настройками

·         Является самой быстрой системой

·         Имеет функцию автоматического оповещения о нарушениях

·         Выдает действительно объективные данные анализа продуктивности

Как бы вы не назвали систему CrocoTime, ища ее на просторах Интернет (учет времени программа, программа-шпион или контроль сотрудников), она будет выполнять именно вышеназванные задачи. Особенно их решение актуально в кризис, когда оптимизация штата и повышение эффективности процессов становятся жизненно необходимы для компании.

Даже когда команда в стрессе, перегружена делами, завалена работой, это не значит, что работники обязаны жертвовать здоровьем и личным счастьем. Контроль персонала способен так увлечь руководителя, что процесс становится самоцелью. Но в силах руководителя помочь коллективу найти баланс и сконцентрироваться на действительно важных задачах. 

Разумеется, каждый руководитель желает видеть результат, но команда, которая постоянно подвергается риску выгорания на работе, вряд ли способна выдать хороший результат. Наблюдение и контроль персонала дадут полную картину происходящего. Исследования доказали, что память, концентрация и внимание страдают, если люди находятся в постоянном потоке сообщений и отвлекающих факторов. В течение рабочего дня на работника сыплются срочные задачи, они требуют быстрого решения, и в этом потоке уже не возможно спокойно думать, выстраивать стратегию, проводить глубокий анализ и погружаться в проблематику. Лайан Дэви, вице-президент Knightsbridge Human Capital и автор книги «You First» подтверждает, что боевой настрой и интерес к работе легко убивает чрезмерная загруженность. Задача начальника уменьшить уровень стресса, помочь справится с хаосом и проводить контроль персонала.

Настройте подчиненных на решение действительно важных проблем

Руководителю нужно определить, какой вклад вносит его команда в общее дело. Поставьте цель, на которую люди будут расходовать свое время. Пусть она станет основополагающим принципом во всей работе. Контроль персонала покажет, какую именно работу они должны выполнять, а от какой можно отказаться.

Анализируйте объем работы сотрудников                            

Оценивайте каждую задачу, проект с точки зрения конечного результата. Она должна быть значима для достижения конечных целей всей компании. Разработать план действий – обязанность руководителя. В этом плане каждый член команды должен иметь возможность проявить свои сильнейшие стороны, а не погружаться в бессмысленную рутинную работу. Руководителю следует оценить каждый проект с точки зрения потенциала для своей команды. Тогда контроль персоанала будет сводиться к анализу реализации имеющихся у вашей команды преимуществ.

Составьте расписание так, чтобы работа выполнялась непрерывно

Минимум 20 минут необходимо, чтобы сконцентрироваться на решении текущей задачи, если пришлось отвлечься. Если происходит контроль персонала, то руководитель должен стимулировать их производить непрерывную работу каждое утро в течение часа и более. Пусть они отвлекаются от текущей задачи только в случае крайней необходимости. Так удастся предупредить отлынивание и повысить концентрацию на работе.

Четко планируйте встречи

Чтобы рабочие встречи не стали пустой тратой времени, разработайте четкий план повестки дня. Это обеспечит продуктивность обсуждения и повысит эффективность принятия решений. Лучше выносить на обсуждение не более трех вопросов. Без контроля персонала и здесь не обойтись: проследите, чтобы на рабочей встрече присутствовали только необходимые для принятия решения сотрудники. Нужно отвести на совещание точное время, а его последние 15 минут посвятить объяснению действий, которые следует предпринять участникам.

Ограничьте пользование электронной почтой

Если не давать своим подчиненным передышки, чтобы они постоянно находились на связи (и вечером и в выходные), такая вовлеченность становится непродуктивной. Исследователи предлагают устанавливать четкие рамки рабочего дня. Не стоит устраивать контроль персонала во внерабочее время и отправлять им бесконечные рабоче письма во время отдыха. Люди и так привязаны к телефонам, к концу дня мозг настроен на отдых, если на него не выделять положенное время, это приведет к чувству излишней напряженности, а нагрузка станет непосильной.

Сделайте себя примером

Борьба с чрезмерной нагрузкой начинается сверху. Новые правила для команды необходимо соблюдать и руководителю, а не сводит их только к контролю персонала: придерживаются ли они их. Демонстрируйте свою готовность к развитию и изменениям, продолжайте двигаться вперед. Чтобы изменить привычки, потребуется время, но оно себя окупит, как только станут заметны первые успехи.

На руководителе лежит огромная ответственность по сохранению команды, проявлению всех ее исключительных способностей и качеств, не стоит пренебрегать грамотным планированием, ограничением рабочего дня и отдыхом сотрудников, ради сиюминутных выгод.