Во время кризиса складывающаяся не лучшим образом экономическая ситуация в большинстве отраслей приводит к возникновению серьезных трудностей: снижается спрос на товары и услуги, сокращаются поставки, уменьшается численность розничных покупателей, возрастает дебиторская задолженность и т.д. Внутренние затраты на обеспечение бизнес-процессов превышают прибыль многих предприятий. Самым уязвимым (как и самым ценным) ресурсом компании всегда был персонал. Именно для наблюдениям за этим ресурсом и создана программа учета рабочего времени.

В условиях кризиса особое значение приобретает вопрос кадрового состава организации. Ведь именно штат сотрудников, так или иначе, является движущей силой практически любой компании. Неэффективное использование человеческих ресурсов ведет к неоправданным расходам и росту косвенных издержек. В условиях жесткой конкуренции избежать ошибок в кадровых вопросах поможет программа учета рабочего времени. Так как такие ошибки могут не только снизить позиции компании, но и поставить под угрозу ее существование, не стоит откладывать внедрение программы учета рабочего времени.

Она помогает решить несколько вопросов:

·        Как повысить рентабельность компании без серьезных вложений?

·        Как сделать работу персонала наиболее эффективной и сократить неоправданные расходы ФОТ?

·        Как добиться от каждого работника максимальной отдачи?

·        Как определить, кто из сотрудников продуктивен, а кто – нет?

Чтобы решить эти и многие другие проблемы управления персоналом, была создана программа учета рабочего времени. Одной из наиболее известных систем в этом секторе является программа учета рабочего времени CrocoTime. Это первая система, ориентированная на средние и крупные компании, поэтому появляется возможность анализировать эффективность работы сразу нескольких тысяч сотрудников.

Признаки того, что вашему бизнесу необходима программа учета рабочего времени:

·        Сотрудники опаздывают или уходят домой раньше.

·        Очень часто кто-то из сотрудников отпрашивается с работы или берет отгулы.

·        Затягиваются перерывы на обед, «перекуры», «личные звонки».

·        При вас все заняты делом, а «за спиной» «зависают» в соцсетях, тратя рабочее время на «лайки».

·        Нужного вам работника постоянно нет на месте.

Автоматизированная программа учета рабочего времениоперативно предоставит объективные данные. Опираясь на наглядные показатели, руководитель сможет принять решение: каких сотрудников стоит поощрять и мотивировать, а с какими выгоднее расстаться. Используя программу учета рабочего времени, менеджер начнет использовать ресурсы компании в полную силу и сможет вывести кампанию на более высокие показатели эффективности.

Пока эксперты пугают неблагоприятными прогнозами насчет устойчивости российского рубля, а люди спешно скупают крупу в магазинах и простаивают в очередях к банкоматам, настало время менеджерам компаний задуматься о том, как выжить в условиях экономической нестабильности. Если отвлечься от самых трагичных определений, кризис – это не конец света, а отличная возможность перестать мыслить шаблонно и, наконец, начать действовать. В кризис найти новые резервы в компании поможет контроль сотрудникови оптимизация бизнес-процессов.

Разумеется, каждый руководитель хочет, чтобы компания развивалась и приносила наибольшую прибыль. В случае, когда дела и так идут неплохо, решиться что-то изменить довольно сложно: постоянная боязнь испортить отлаженный механизм существует всегда и везде. Теперь кардинальные изменения для увеличения эффективности становятся необходимостью – системы, которые ведут контроль сотрудников тому подтверждение. Если в «сытое» время в них нуждались не так остро, то теперь, когда каждая копейка на счету, а любая управленческая ошибка стоит гораздо дороже, такие системы становятся жизненно необходимы компаниям.

Организации давно научились измерять эффективность производства – для этого существует производственная экономика и ее математические методы. Однако очевидно, что главный ресурс каждой компании (особенно в сфере услуг) – это персонал. Однако всем известно, что есть сотрудники, для которых работа – место, где можно поболтать с коллегами, попить чай, обсудить последние новости, приятно провести время в соцсетях. И без объективного контроля сотрудников, сложно правильно оценивать вклад каждого сотрудника в общее дело и эффективно управлять самым ценным материалом.

Что нужно учитывать, организуя контроль сотрудников на рабочем месте:

1.      Ведите учет рабочего времени сотрудников

Это вовсе не означает, что нужно «дышать в затылок», внедрять тоталитарный контроль сотрудников и держать в страхе персонал, всячески нарушая личное пространство работников. В настоящее время существует эффективное программное обеспечение, которое способно составить подробную статистику по загруженности каждого сотрудника. Оно позволяет правильно распределить задачи для всех членов команды и избежать ситуации, типичной для многих офисных работников — когда одни «ночуют» на работе, а другие 70% рабочего времени просиживают в социальных сетях и исследуют ассортимент онлайн-магазинов.

2.      Анализируйте данные о работе сотрудников

Совмещение данных о результатах работы с количеством времени, потраченным сотрудником на выполнение поставленных задач, выявит коэффициент эффективности работы каждого сотрудника. Это важно, чтобы контроль сотрудников не стал самоцелью. У кого-то этот коэффициент будет больше, у кого-то меньше – и эти данные будут отражать реальное положение дел. В результате руководители могут поощрять отличившихся сотрудников и мотивировать их на дальнейшие успехи, а также применять необходимые меры к тем, кто лишь создает видимость деятельности.

3.      Оптимизируйте систему труда и используйте данные на практике

Разумеется, после полного анализа данных о работе подчиненных, управленцев всегда ждет немало сюрпризов – как приятных, так и не очень. Однако, самое важное – это правильно использовать полученные данные. Контроль сотрудников должен помочь внедрению различных управленческих практик и решений. Не нужно убирать данные анализа в «долгий ящик». Используйте их сразу, это даст вам конкурентное преимущество особенно в нестабильное кризисное время.

Тот, кто владеет информацией – владеет миром. Система контроля сотрудниковпоможет взять под контроль ситуацию в организации, принимать взвешенные решения в кадровом вопросе и формировать сильную команду профессионалов, способных вывести предприятие на новый уровень. 

Рынок систем контроля сотрудников предлагает множество вариантов: от видеонаблюдения и электронной регистрации прихода и ухода до ежедневных отчетов и автоматического учета рабочего времени. Все руководители осознают одно, что учет использования рабочего временисегодня крайне необходим. Какие плюсы и минусы есть в учете рабочего времени?

Плюсы 

1.                      Мотивация

Сторонники учета использования рабочего времени в качестве главного аргумента приводят Хоторнский эксперимент, проведенный в начале ХХ века в США и показавший, что сам факт контроля мотивирует сотрудников работать лучше и более ответственно относиться к своим обязанностям.

2.                      Оптимизация

Автоматический учет использования рабочего времени показывает, какими программами и сайтами пользуется сотрудник, разделяя их на продуктивные и непродуктивные, а также подсчитывая, сколько времени уделено программе или сайту. Сотруднику такие знания помогут обнаружить свои «слабые места», понять, куда уходит время. Руководству же эта информация поможет избежать дублирования функций, решить, какие задания дать сотруднику, спланировать работу компании наилучшим образом. Учет использования рабочего времени делает прозрачной деятельность сотрудников и помогает ее оптимизировать.

3.                      Оценка

Учет использования рабочего времени позволяет руководству видеть, в каком объеме сотрудник справляется с поставленными задачами. Эти данные значительно облегчают решение вопросов о награждении сотрудников, выплате премий, применении штрафов и других санкций.

4.                      Отчетность

Некоторые автоматизированные системы для учета использования рабочего времени предоставляют подробную статистику работы не только сотрудника, но и отдела в целом, учитывают документы, с которыми велась работа. Руководитель может включить эту информацию в отчетность организации, сэкономив время на ее подготовку.

Слабые стороны

Однако, кроме достоинств, учет использования рабочего времени имеет и недостатки:

1.                       Стресс

Закон Йеркса-Додсона, известный также как закон оптимума мотивации, говорит о том, что избыточная мотивация снижает эффективность деятельности. Зная, что работа оценивается, и желая показать себя с лучшей стороны, сотрудники могут стать более тревожными и невнимательными, начать допускать ошибки.

2.           Трата времени

Ряд методов учета использования рабочего времени требуют заполнения ежедневных или еженедельных отчетов о времени выполнения работы, ответов на вопросы о видах активности в течение рабочего дня. Эти действия отнимают у сотрудников часы, которые они могли бы потратить более эффективно. 

3.           Ограниченность объема данных

Системы, анализирующие сайты и программы, на которые уходит время сотрудников, работают с немалыми массивами информации. По данным компании-разработчика сетевых систем «Инфомаксимум», максимальный объем данных, который могут предоставить многие такие системы, – статистика деятельности 50 сотрудников за один месяц. Это ограничение делает невозможным использование автоматизированного учета использования рабочего временив крупных организациях.

 Таким образом, оптимальным способом контроля сотрудников, позволяющим сделать их работу более продуктивной, является, в первую очередь, автоматический учет рабочего времени.

На сегодняшний день организации разными способами ведут учет  времени. Программы, которые в этом помогают, становятся все популярнее. Но как понять, нужна ли она вашей компании?

1.     Повысить продуктивность работы

Продуктивная работа любой организации напрямую зависит от эффективной работы сотрудников. В условиях экономического кризиса эта мысль должна стать ключевой. Программа учета рабочего времени поможет руководителю понять, как грамотнее спланировать работу сотрудников, улучшив показатели отдела.

2.     Адаптировать KPI

Ключевой показатель эффективности не может быть общим для всех сотрудников, как бы этого не хотелось. Ведь коллеги не могут делать одно и то же дело одновременно. Проанализировав деятельность конкретных работников за определенный промежуток времени, можно с легкостью поставить KPI, соответствующий рабочим задачам сотрудника. Упростить работу в этом направлении поможет программа учета времени работы.

3.     Контролировать сроки реализации проектов

Любой рабочий процесс должен иметь конкретные сроки. Но случается, что какая-либо задача не решена к определенному моменту времени. Чтобы избежать этого, опытный руководитель должен распределить нагрузку на работников и минимизировать простои в работе. В чем ему, несомненно, поспособствует программа учета времени работы.

4.     Оценивать переработки сотрудников

Периодически возникают задачи, требующие на свою реализацию больше времени, чем имеется в наличии. В таких ситуациях сотрудники перегружены, чаще задерживаются в офисе и работают внеурочно. Но как понять, кто задерживается, чтобы работатьнад  проектом, а кто только создает видимость труда? Программа учета времени поможет топ-менеджерам понять, кто из сотрудников достоин большего вознаграждения за свои труды.

Если в компании много сотрудников, занятых работой за компьютером, руководитель может легко внедрить учет времени. Программы, которые могут автоматизировать процесс, сделать его удобным и понятным, существуют давно и используются современными компаниями для повышения эффективности бизнес-процессов и роста продуктивности персонала. Программа учета времениработы – современный способ повысить доходы компании.

Как это не печально, но, согласно статистике, большая часть убытков предприятия (70 , связанных с воровством случается при участии и по вине сотрудников. При этом большинство этих нарушений совершают благонадежные сотрудники, трудившиеся на благо компании более года и имеющие репутацию надежных людей. Работая в компании продолжительное время, работник знакомится с ее внутренним устройством, программой для контроля работы сотрудников, системой безопасности и дальше может пронять, как их использовать в собственных интересах.

Воровство, все-таки, крайний вариант, более распространены мелкие нарушения. Без отлаженной программы для контроля работы сотрудников распространяются следующие типичные злоупотребления:

1.       Пустая трата рабочего времени

2.       Использование рабочего оборудования в личных целях

3.       Злоупотребления (воровство, использование не по назначению, фальсификации, подделки) чеков, денег на счетах и пр.

4.       Кражи корпоративной техники и инвентаря

5.       Сговоры с поставщиками, клиентами

6.       «Откаты» и взятки

7.       Фальсификации документации (отчетностей, рабочих записей и пр.)

8.       Махинации в заработной плате (например, оплата труда несуществующих лиц)

HR-специалисты считают, что всего 30% сотрудников абсолютно преданы компании и не предадут ее в любых обстоятельствах. 50% опрошенных нарушат закон, если будут уверены, что не последует наказание или что оно будет мягким, 20% респондентов смогут в любых обстоятельствах нарушить закон. Данные для многих покажутся неожиданными, но без современной программы для контроля работы сотрудников компания может быть «уничтожена» изнутри.

Потому, руководство большинства предприятий решает строго контролировать своих работников. Эксперты American Management Association и The ePolicy Institute в 2003 году изучили системы наблюдения за сотрудниками. Было опрошено 1627 руководителей. 82% заявили, что используют те или иные инструменты автоматизированных программ для контроля работы сотрудников: 63% следят за активностью сотрудников в Интернете, 47 % анализируют электронную переписку сотрудников. Подобное исследование в России проведено не было, потому объективных данных по отечественным предприятиям нет. По наблюдениям некоторых специалистов, в России ситуация с использованием программ для контроля работы сотрудников аналогична.

Перечислим некоторые методы, которые использует руководство российских предприятий для контроля персонала:

1.       Подбор персонала.

2.       Открытые и скрытые системы видеонаблюдения.

3.       Автоматизированные программы для контроля работы сотрудников на компьютере

4.       Запись, прослушивание и анализ телефонных разговоров сотрудников.

5.       Мониторинг рабочей электронной почты

6.       Автоматизированные системы учета рабочего времени

7.       Контроль мобильных телефонов сотрудников

Чтобы программа для контроля работы сотрудников не вызвала проблем у самого руководства, нужно придерживаться ряда правил:

·         Предупредить сотрудников об использовании инструментов контроля

·         Объяснить, для чего нужен мониторинг их деятельности

·         Установить понятные правила, что и как будет контролироваться

·         Определить и озвучить меры наказания за нарушения

Если придерживаться озвученных выше правил, программа для контроля персонала будет давать положительные результаты.

Высококлассным профессионалам все чаще хочется выбирать, где, когда и как работать. Работодатели рады иметь в штате таких специалистов, но стоит ли в таком случае вести контроль за работой персонала или предоставить сотрудникам свободу?

Исследователи выяснили, что компании, которые позволяют сотрудникам работать удаленно не менее трёх раз в месяц, могут увеличить рост годовой прибыли минимум на 10 % в сравнении с компаниями, не практикующими такой подход. А некоторые фирмы именно с такой политикой по отношению к своим сотрудникам и связывают свой успех. Но речь не идет о том, что контроля за работой персонала нет совсем, просто сотрудники могут выбирать над каким проектом и в каком качестве они будут работать.

Некоторые крупные организации утверждаю, что благодаря удаленной работе сотрудников. Они добиваются повышения производительности. Подробное исследование компании LRN показало, что фирмы, где сотрудники обладают более высокой степенью свободы, в 10-20 раз чаще обгоняют фирмы, где у работников низкий уровень свободы. Однако, не стоит путать это с вседозволенностью и отсутствием контроля за работой персонала. 

Если ваши сотрудники способны выполнять работу качественно и в срок, не находясь при этом в офисе, то нужно предоставить ему такую возможность, а контроль за работой персонала не будет доставлять в таком случае каких-либо проблем. Чтобы привнести в коллектив дух свободы, нужно пройти три шага.

1.      Выясните, какая именно свобода нужна вашим сотрудникам, и постарайтесь действовать в соответствии с их пожеланиями.

Потребности персонала очень зависят от рода деятельности компании, от услуг или товаров, которые она предоставляет, от местоположения и много другого. Узнать их нужды можно, только задав прямой вопрос. Наиболее часто сотрудник просят: возможность работать удаленно, увеличить оплачиваемый отпуск, выбирать проект, способы вознаграждения за выдающийся вклад в развитие проекта, определять своего линейного руководителя, принимать решения о пути профессионального развития и роста. Когда люди настроены серьезно, то руководитель поймет это при личной беседе, услышит и оценит их запросы и не будет беспокоиться по поводу контроля за работой персонала. Если компания большая, а сотрудников слишком много чтобы лично встретиться с каждым, проведите несколько дискуссий с представителями разных отделов.

2.      Тщательно изучите инструменты для коммуникации удаленных сотрудников.

Компании Slack, Yammer, Hipchat, Asanaи Trelloизготавливают для таких целей различные средства взаимодействия и общения. Это значительно облегчает коммуникацию между всеми представителями команды и заинтересованными лицами. Чтобы определиться каким именно средством будет пользоваться ваша компания, посоветуйтесь с теми, кто уже имеет опыт удаленной работы, особенно из стратаповской среды, обычно они более подкованы в вопросе технологических новинок. Кроме того, такие инструменты помогут руководителю вести контроль за работой персонала.

3.      Смело заявляйте о свободолюбивой ориентированности вашей организации.

Сегодня возможность удаленной работы для кандидатов на рынке труда является конкурентным преимуществом компании. Такой бренд, где есть приятные нюансы и гибкость в политике компании, сильнее привлекает профессионалов. Если правила вашей компании действительно привлекательны для потенциальных сотрудников, обязательно расскажите им об этом на официальной странице компании и упоминайте при интервьюировании. Не упускайте возможности – используйте это конкурентное преимущество. Не нужно бояться, что кандидаты ошибочно подумают, что контроля за работой персонала в вашей компании нет. Грамотное интервьюирование кандидата расставит все на свои места.

Руководство компаний привыкло к мысли, что контроль за компьютерами сотрудников в офисе необходим: за каждым лично не уследишь, а автоматизированный процесс дает такую возможность и делает процесс отлаженным и удобным. Но особого внимания требует контроль за компьютерами сотрудников «на удаленке».

Если раньше работа из дома ассоциировалась с образом лентяя на диване, то теперь современные технологии и желание работодателей сократить расходы способствуют тому, что все больше работников трудятся за пределами офиса. И удаленная работа персонала оправдывает себя, если руководство не экономит на инструментах контроля за компьютерами сотрудников.

По приблизительным подсчетам с 2005 по 2012 гг. на 80% выросло количество американцев, работающих из дома. Да и самим сотрудникам так комфортнее: все-таки это некоторая свобода, гибкий график и привычное пространство. Как оказалось, при грамотной организации удаленная работа более продуктивна. Ученые Стенфордского университета доказали, что сотрудники, работающие из дома, на 13% результативнее своих офисных коллег. Но это возможно только при условии правильной организации труда и зависит от личных качеств человека. Потому, чтобы руководитель не беспокоился о результатах, внедряя удаленную работу в компании, ему необходим контроль за компьютерами сотрудников, а им – советы по организации рабочего процесса в домашних условиях.

Четкое расписание

Расписание – это и четкая структура рабочего дня, и дополнительная стимуляция персонала. Начало трудового дня дома должно быть таким же, как в офисе: нужно вставать вовремя, удобно одеваться и работать за компьютером, не реагируя на интернет-отвлечения. Если введет контроль за компьютерами сотрудников, то это сделать проще, т.к. он будет мотивировать человека соблюдать рабочий график.

Нужно обязательно включать в расписание время на отдых, так он не будет спонтанным, а станет вознаграждением за работу, особенно сверхурочную.

Обозначенные границы

Нередко, когда сотрудник переходит на работу из дома, она постепенно проникает и в личную жизнь и пространство. Чтобы этого не произошло, нужно установить границы, иначе сотрудник будет на работе всегда. Хорошо, когда в доме есть постоянное и четко обозначенное место для работы. Желательно объяснить и родным, что дома вы работаете, и никто вас не должен отвлекать.

Время на семью и отдых так же должно быть очерчено рамками, чтобы и родным сотрудника было легче ориентироваться в новой ситуации и правилах, а также ощущать, что и им посвящается достаточно внимания. Руководитель же зная о таких границах и отслеживая рабочее время через контроль за компьютерами сотрудников, будет точно знать, что время подчиненного дома не уходит впустую.

Регулярные паузы

Когда сотрудник только переходит на удаленную работу, он может стремиться доказать, что его продуктивность не снизилась и работать до последнего издыхания. Но вот человеческий мозг не способен работать без пауз. Как определить, сколько их нужно, выяснили исследователи фирмы, работающей в соцсетях. Они наблюдали за привычками самых продуктивных своих работников и выявили, что самые лучшие трудятся около 52 минут, а потом 17 минут посвящают отдыху. Для такой паузы подойдет любая деятельность, которая разгрузит мозг: небольшая зарядка, листание журнала, взгляд в окно и т.п. Мозг – это своего рода мышца, которая после интенсивного напряжения требует отдыха, чтобы продолжить потом работать с той же продуктивностью. Кроме того, контроль за компьютерами сотрудников покажет работодателю, что есть логичная и обоснованная закономерность в режиме труда работников. В то время как продолжительная интенсивная работа скорее вызовет подозрения, ведь она физически сложна для человека.

Список побед

Человеку, который работает из дома и остается с собой один на один, трудно поддерживать мотивацию, особенно, когда вокруг столько отвлекающих факторов: немытая посуда, новостная лента соцсетей, неоплаченные квитанции. Чтобы не терять рабочий настрой, нужно вспомнить, что удалось сделать за этот день, похвалить себя и не концентрировать внимание на том, что не удалось или не успел сделать. Хорошо помогает фиксация событий дня, которые будут напоминать об успехах и достижениях, позволяя двигаться дальше. А снизить влияние отвлекающих факторов поможет система контроля за компьютерами сотрудников, она не даст зависнуть в ВКонтакте или выбирать новые полотенца в интернет-магазине, в то время как рабочие задачи будут простаивать.

Разумный контроль за компьютерами сотрудников и несколько простых правил облегчат переход на удаленную работу персоналу и снизят беспокойство руководителей. И тогда обе стороны смогут оценить все преимущества такой организации труда. 

Исследователи Питтсбургского университета, Колумбийского университета, Университета Майами и Флоридского университета выяснили, что плотная загруженность на работе иногда идет на пользу сотрудникам. Хотя чаще всего можно встретить обратное мнение.

Американские университеты заинтересовались этой проблемой, потому что синдром вечной занятости свойственен именно этой культуре. Хотя и отечественные компании, осуществляющие контроль персонала, могут «похвастаться» тем же. С проблемой пытаются бороться: предлагают сотрудникам удаленную работу, щадящий режим и гибкий график. Однако ученые США отметили другую закономерность – дополнительные задачи иногда требуются для продуктивной работы самим сотрудникам.

В некотором смысле правы те руководители, которые пытаются выяснить с помощью контроля персонала, кто недогружен, и увеличить их объем работ. Это помогает сотрудникам избавиться от прокрастинации, повысить их отдачу – и, в итоге, позволяет работникам ощутить себя счастливыми. Исследователи заметили, что продуктивнее те люди, которые пусть даже пропустили дедлайн, но в нужной мере загружены рабочими задачами. В конце концов, они закончат их быстрее, чем их менее загруженные коллеги. Ученые отмечают, что длинный список дел позволяет лучше концентрироваться и не дает разрастаться негативным эмоциям. Своевременные контроль персонала позволит руководителю увидеть реальную картину загруженности работников своей компании и принять необходимый меры.

Чтобы выявить такие закономерности, ученым американских университетов нужно было провести масштабное исследование данных из тематического бизнес-приложения (около 600 000 задач на почти 29 000 пользователей Task Manager) и еще осуществить два эксперимента.

Благодаря исследованию, выяснилось, что работники, если у них был гибких график и свободное расписание, когда пропускали дедлайн по конкретной задаче, расходовали на ее завершение 37 дней дополнительно. В тех же условиях специалисты, которые имели к этому много других задач, выполняли задачу по дедлайну за 25 дней. Контроль персонала покажет реальную картину, кто из сотрудников насколько занят работой. Это может стать ключом к тому, почему кто-то из работников эффективнее справляется с авралом, а кто-то тратит на это больше времени.

Доцент Питтсбургского университета Эндрю Т. Стивен указывает, что срыв сроков задачи – серьезный фактор демотивации. Работник чувствует вину, злится, и возвращается к этим эмоциям каждый раз, когда думает об этом «провале». Чтобы избегать негативных ощущений, он откладывает выполнение задачи все дальше. Тогда как сильная загруженность помогает справиться с эмоциями. Если контроль персонала осуществляется на должном уровне, то легко заметить такое поведение кого-то из членов команды.

Когда специалист находится внутри многих задач, когда деятельность вокруг него кипит, то он не может позволить себе расслабиться. И потому ему проще не избегать неприятного дела, а завершить его. Если руководитель ведет контроль персонала и заметит, что кто-то из сотрудников пропустил дедлайн, но при этом загружен другими задачами, то для беспокойства нет причин. Скорее всего, подчиненный доделает все задачи и, возможно, даже быстрее, чем если бы он был «свободнее». Не нужно бояться давать сотрудникам больше дел, при правильном планировании это их будет только мотивировать.

Однако, как предупреждают исследователи, граница между оптимальной и чрезмерной загруженностью очень индивидуальна. Если перед работником поставить крайне много целей и задач, он ощутит свою беспомощность, ущербность и неспособность добиться хорошего результата. Потому грамотный контроль персонала дает возможность вовремя отследить перегиб в чрезмерной нагрузке сотрудников. 

Шведский исследователь Роланд Полсен, мировой эксперт в области уклонения от работы, выяснил, что на «пустой труд» сотрудник тратит около двух часов в день. И это не простое сидение в соцсетях и болтовня с коллегами, в книге Empty Labor он рассказал, как возникла и почему развивается настоящая «наука отлынивания». Для этого он опросил сотрудников, которые на «пустой труд» могут потратить до 4 часов рабочего дня. Любому владельцу бизнеса не понравится такое положение дел в его компании, и он задумается о программе контроля работы сотрудников. И будет прав, ведь она поможет хоть как-то ограничить трату такого ценного ресурса.

Роланд Полсен в интервью для The Wall Street Journal, отметил, что большая часть профессий хотя и требуют от специалистов высокой отдачи, однако не имеют жесткой конкуренции. Потому некоторые дни специалистов не так плотно загружены. Сегодня работодатели применяют самые различные устройства и технологии для контроля персонала. Особое место среди них занимает автоматизированная программа контроля работы сотрудников. Несмотря на то, что работники с каждым годом проводят на работе все больше и больше времени, два часа тем не менее уходят на «пустой труд».

Почем так происходит? Ведь пустой труд абсолютно бесполезен – не приводит к повышению дохода или карьерному росту. Ответ кроется в понимании сотрудниками сути своей работы. Им кажется, что какие-то отдельные задачи или даже весь их труд бессмысленны и не несут никакой пользы компании и не отвечают потребностям клиентов. Бывает, что конкретный сотрудник разочаровался в компании, ее миссии и целях. Или же негативные ощущения вызывает конкретный управляющий. Программа контроля работы сотрудников это может выявить. Особенно в том случае, когда работники стремятся вернуть себе время, которое отнимает у них наемный труд. Так же программа контроля работы сотрудников отметила проблемы с продуктивностью сотрудников, если они отлынивают из-за неравенства. Бывает так, что рядовые специалисты работают больше при меньшей оплате и не имеют даже возможности немного передохнуть между задачами, в то время, как высшее руководство получает значительно больше и жалуются на «простои» в рабочее время. При этом большее внимание руководство уделяет низкооплачиваемым специалистам, внедряя программу контроля работы сотрудников. Тогда как именно у них обычно нет возможности «раскачиваться» полдня.

Как работники уклоняются от обязанностей

Обычно руководители догадываются, что их подчиненные работают не в полную силу. И, конечно, всячески пытаются изменить положение дел, вводят различные системы стимулирования, устанавливают показатели KPI, внедряют программу контроля работы сотрудников. Такие гиганты как Google и Facebook гордятся тем, что у их сотрудников все сильнее стирается граница между рабочим и личным временем. Однако этим могут похвастаться только очень крупные компании.

Не все сотрудники занимающие «пустым трудом» делают это по причине природной лени или из-за нежелания работать. Можно сильно удивится, что некоторые так ведут себя не по собственной воле и они не получают от этого особого удовольствия. Яркий пример тому, обнаруженный Роландом Полсеном, служащий банка, который работал над проектом всего 15 минут в день. При этом он не был виновником такой ситуации – просто менеджер проекта был слишком занят, чтобы проанализировать ситуацию и дать дополнительные задания подчиненному. Этот служащий не стал имитировать бурную деятельность, а пошел к руководству, чтобы рассказать о ситуации. Этой истории могло бы и не случится, если руководство в должной степени воспользовалось бы всеми возможностями программы контроля работы сотрудников и своевременно обнаружило проблемы в этом отделе.

Программа контроля работы сотрудниковпоказала бы руководителю «слабые места» команды. Так, в практике шведского социолога встречались копирайтеры, занятые почти весь день ведением личного блога, разработчики, которые поведали, как безнаказанно приходить позже и уходить раньше с работы, архивист, который написал диссертацию в рабочее время.

Как так получается? Полсен выявил, что не все руководителю четко представляют, как именно нужно выполнить то или иной задание, что оно включает, сколько времени и сил на него нужно потратить. Сем больше компания, тем труднее приходится менеджерам, они не всегда понимают, что происходит, особенно это касается узкоспециализированных задач. Кроме того, ничто не мешает самому сотруднику сказать, что для решения конкретной задачи нужно 20 рабочих часов а не 10 и держать руководителей на почтительном расстоянии, чтобы они не смогли понять что к чему. Вот тут и становится ясно, как необходима менеджеру адекватная программа контроля работы сотрудников, как важно отслеживать на что уходит время конкретного сотрудника, отдела и всего коллектива компании.

Среди ваших знакомых есть человек, который все успевает, несмотря ни на какие обстоятельства? Вам кажется, что он может быть везде и по всюду, он никогда не опаздывает, помнит все запланированные задачи и легко ведет учет отработанного времени? Наверняка, его даже считают сверхчеловеком. Все может оказаться гораздо прагматичнее, просто такой человек хорошо владеет навыками тайм-менеджмента. Таких людей сегодня становится все больше и больше, они делятся решениями и личными лайфхаками, которые и позволяют им четко планировать, все успевать и применять учет отработанного времени для повышения собственной продуктивности.

Вот их наработки:

1.      Отмечать активность в календаре

Одно известное PR-агентство для налаживания культуры тайм-менеджмента несколько лет назад внедрило методику Глеба Архангельского. Согласно ей рабочее время сотрудников теперь планируется только в календаре Microsoft Outlook. Бумажными носителями для этих целей больше не пользуются. Коллеги PR-агентства могут получать доступ к календарям друг друга – это удобно и позволяет легко выяснить, где сотрудник и над чем он работает. Календарь имеет функцию присвоения конкретно цвета для конкретной задачи, чтобы определять ее приоритетность. Зеленый цвет – сигнал того, что к коллеге можно обратиться для решения рабочих задач, несмотря не его занятость. Синий цвет задачи запрещает беспокоить и отвлекать работника. Оранжевым обозначены те задачи, во время которых сотрудника нет в офисе: он на встрече, на конференции или другом мероприятии. Есть и другие обозначения. Очень удобно в таком режиме планировать использование переговорки – каждый может посмотреть, когда она занята и забронировать нужно время для своих целей. Это очень облегчает планирование, структурирует работу и не дает запутаться в учете отработанного времени.

2.      Используйте трекинговые системы для рабочих задач

Некоторые компании не ведут строгий учет отработанного времени и в них даже нет утвержденного графика работы, в классическом понимании этого термина. Так в одной известной IT-компании руководство настолько доверяет своим сотрудникам, что позволяет им самостоятельно управлять рабочим временем, оценивать трудоемкость процессов и задач. По согласованию с менеджером работник может часть работы выполнить вне офиса. В этом команде помогает система Atlassian JIRA, которая служит для управления проектами. В таком подходе внимание уделяется не столько учету отработанного времени, сколько тому, как поставленные задачи были выполнены. Изначально Atlassian JIRA была создана для разработчиков, но ее можно приспособить для работы в других отделах: продуктовом отделе, службе маркетинга и рекламы и др.

Косвенно JIRA ведет и учет отработанного времени: когда руководитель или подчиненный ставит задачу, исполнитель может оценить сколько времени он потратит на ее решение, отметить его  в системе и корректировать по мере необходимости. Как только задача была решена, можно сравнить запланированное и реальное время на ее решение. Такие показатели полезны для дальнейшего планирования и последующей корректировки данных учета отработанного времени.

3.      Оградитесь от внешних раздражителей

Многие руководители отмечают высокий уровень информационного шума, который очень часто мешает в планировании времени, потому сложно сосредоточится на рабочих задачах, когда кто-то или что-то постоянно от них отвлекает. Сложная задача часто требует время на вхождение в нее, и как только внешний раздражитель отвлекает вас от ее решения, на то, чтобы вернуться к ее решению может потребоваться до получаса дополнительного времени. Особенно, когда получаешь письма с пометкой ASAP (as soon as possible — как можно раньше). Учет отработанного временив такой ситуации становится некорректным, ведь много времени уходит на «возврат» к прежней задаче. Поможет минимизировать внешние вторжения:

— отключение оповещений о новых письмах;

— переключение телефона на беззвучный режим;

— закрытие соцсетей и RSS-рассылок.

Давно известно, что 40% нашего времени отнимают привычки, так пусть лучше они будут полезными.