Руководитель устанавливает программу для учета рабочего времени и обнаруживает, как оно утекает впустую: сотрудники тратят рабочие часы на соцсети и онлайн-игры. Приятные отвлечения у кого-то занимают пять минут в день – и это нормально: небольшие перерывы между рабочими задачами необходимы, чтобы восстановить силы и переключиться. Хуже, когда отвлечение превращается в несколько часовое «зависание», а работа стоит. Почему так происходит?

Возможно, ответ найдется в статье Мэтта Ричтела «Поколение кнопки: запрограммированы развлекаться». Она рассказывает о том, как технологии воздействуют на способность детей к концентрации и внимании к задаче. Программа для учета рабочего времени обнаружила конкретную проблему, но корни ее могут быть не в банальной лени.

Дети, о которых шла речь в статье, отражают поведение взрослых и последствия от их действия видны более явно. Когда ребенок обменивается десятками, а то и сотнями смс с друзьями, каждую минуту проверяет страницу ВКонтакте, часами играет в компьютерные игры, он удовлетворяет две важных потребности: избегает одиночества и получает краткое, но сильное и мгновенное удовлетворение. Все это заполняет пустоту. Если бы программу для учета рабочего времени установили на компьютерах молодого поколения, результаты получились бы ошеломляющими. Однако, это усиленная проекция «взрослого» поведения.

«Уйдя» в соцсети или онлайн-игры, можно отстраниться от реальности, развлечься и не включаться в учебу, стремясь осмыслить хоть сколько-нибудь сложные вещи. Если такой тип мышления и образ жизни складывается с раннего детства, что уж говорить о том, когда эти дети вырастают и переносят привычный стиль поведения на рабочие обязанности. Вот и получается, что невольно попадая под контроль программы для учета рабочего времени, незаметная ранее проблема становится настолько очевидной.

Автор статьи Ритчел приводит в подтверждение данные недавнего исследования, в  ходе которого выяснилось, что 47% активных любителей современных гаджетов и технологий в учебном процессе получают плохие оценки. Из тех же, кто равнодушен к таким развлечениям, 27% получают плохие оценки. Ричтел видит в этом подтверждение мысли, что проблемы с обучением связанны с количеством времени, потраченным на интернет-развлечения.

В офисе ситуация аналогична: сотрудники отвлекаются от работы только услышав оповещение о новом письме или сообщении. Ведь это обещает моментальное удовлетворение, которое правда не всегда сбывается. Вот и фиксирует программа для учета рабочего времени постоянные переключения то на электронную почту, то на Facebook, которые прерывают основное дело, которым сотрудник занят в конкретный промежуток времени. Когда мы часто переключаемся с одного дела на другое, то на выполнение основной работы уходит гораздо больше времени и увеличивается количество ошибок.

Однако реальное удовлетворение приносит только глубокое погружение в работу, т.к. оно значительно повышает ее качество, а так же персональную продуктивность работника. Однако чтобы сосредоточиться, придется отказать себе от моментального удовлетворения за счет постоянных отвлечений, а это очень непросто.

Чтобы статистика программы для учета рабочего времени радовала и сотрудники были бы реально продуктивны на работе, руководителям следует:

1.       Подавать пример ожидаемого поведения. Если вы не можете общаться с кем-то, не уткнувшись в компьютер или телефон, или постоянно косясь на них, то такую же манеру поведения будут перенимать и окружающие, и коллеги и сотрудники.

2.       Признать опасность зависимости от технологий. Да, подсесть на них так же легко, как и на наркотики, на все, что дает такое же быстрое и легкое удовлетворение. И строгие ограничения на время, проводимое в соцсетях и другие онлайн-отвлечения, скорее суровая необходимость, чем просто рекомендация. Руководители и сами должны подавать пример – поощрять персонал отключать оповещения электронной почты и сосредотачиваться на сложных задачах.

3.       Приучать к оптимальному ритму труда и отдыха. Этот ритм позволяет контролировать программа для учета рабочего времени. Рекомендуемое соотношение: максимум полтора часа непрерывной работы над задачей, следом за этим полноценный перерыв на отдых. В перерывы мозг усваивает новые знания и опыт, сопоставляет его с прежними данными и создает определенный синтез. Вне оптимального ритма высший синтез будет невозможен.

Когда технологии перестают быть средствами для улучшения и облегчения нашей жизни и труда, а вместо этого управляют ею и мешают полноценно трудиться, это серьезный повод задуматься. В офисной жизни нашу работу мониторит программа для учета рабочего времени, в повседневности контроль над своим поведение требует особого напряжения воли. И такая привычка осознанного подхода к труду и отдыху должна прививаться с детства.

Бывает так, что руководитель ставит большие задачи перед подчиненными и видит, как и решение постепенно откладывается на неопределенный срок. В контроле работы сотрудников такое встречается постоянно, но не обязательно означает, что персонал ленив и необязателен.

Ученые университетов Мичигана и Калифорнии в США разработали методику, которая поможет не переносить важные дела на потом,  а делать их сразу. Методика, как утверждают исследователи, позволит ускорить ход времени в представлении конкретного человека. Возможно, именно она позволит сотрудникам не страшиться и не откладывать важные дела, что легко подмечается при регулярном контроле работы сотрудников.

Чтобы разработать методику, ученые провели ряд исследований. В первом этапе исследования участвовали 162 добровольца. Их разделили на три группы. Все участникам предложили назвать важное событие в своей жизни, которое должно состояться в будущем, а так же сказать, сколько времени до него осталось. Первая группа считала время в днях, вторая – в месяцах, третья – в годах. Оказалось, что испытуемые первой группы «приблизили» важную дату на 29,5 дней по сравнению с результатами участников из других групп. Как раз это и позволило им спланировать событие более тщательно и подготовится лучше. Почему бы тот же эффект не использовать в управлении и контроле работы сотрудников?

Во время второго этапа исследовали 1100 участников, их также разделили на 3 группы. Всем испытуемым был задан вопрос, когда они собираются начать копить средства на обучение или пенсию. Как и в первом этапе предлагалось вести отсчет в днях, месяцах и годах. И опять мотивация первой группы (которая считали в часах) оказалась выше – они откладывали деньги в 4 раза быстрее.

Исследователи предположили, что люди, которые ведут счет до важного события в днях, более мотивированы, так как чувствует скорость времени, и будущее становится для них ближе. Очень важно наблюдение при управлении и контроле работы сотрудников, особенно, когда предстоит решить какую-то важную и большую задачу.

Психологи давно наблюдают явление названное «прократинация», при котором важные дела переносятся и откладываются. Это явление способно приводить к серьезным психологическим проблемам и болезненным эффектам и проявлениям. Но это наука, нас же в большей степени интересует, как это применить в практике менеджера: ежедневном мониторинге, управлении и контроле работы сотрудников.

Самый простой совет: озвучивать, сколько точно дней отводится на выполнение важного задания. Если сроки очень большие (измеряются месяцами и годами), то разбитые на более мелкие, они позволят ответственных за выполнение сотрудников «ощутить», что будущее очень близко и приближается оно стремительно. Это решит проблемы сорванных дэдлайнов и отклонения от основного курса при регулярном контроле работы сотрудников.

А как именно тратят рабочее время сотрудники, выполняя ответственное и важно задание, покажет автоматизированная программа контроля работы сотрудников: пустая трата времени, опоздания, прогулы не останутся незамеченными и сроки будут соблюдены.

Недавно в европейских СМИ прошла новость о «ленивых» французах. Как оказалось позже, это была ошибка журналистов, они неправильно интерпретировали «закон» о том, что сотрудникам запрещается рассылать электронные письма после шести вечера.  На самом деле, это был даже не закон, а трудовое соглашение, позволявшее беречь здоровье некоторых специалистов, но никакого жесткого запрета на переписку после 18.00 никто не вводил. Учет отработанного времени там ведется, но никто не говорил о том, чтобы устанавливать какие-то жесткие рамки для трудовой активности граждан.

Почему возник такой шум вокруг безобидной новости? Оказалось, что американцы считают себя передовиками корпоративного фронта и пока они сражаются из последних сил за рост и развитие компании, французы и другие иностранцы отдыхают. Получается, что учет отработанного времени и режим труда и отдыха у них достаточно расплывчаты, так как сам факт нахождения на связи с коллегами и начальниками, они воспринимают как положительное явление. И возможность постоянно быть на связи вроде бы должна повышать продуктивность.

Оказалось, чем менее строго мы относимся к учету отработанного времени, и чем больше профессиональные обязанности вплетаются в нашу жизнь, тем мы менее продуктивны, успеваем решать только незначительные вопросы. Постоянная занятость совсем не одно и то же, что эффективность.

Не стоит забывать и о самых отвлекающих вещах. Согласно анализу данных системы учета отработанного времени, в соцсетях наблюдается наибольшая активность именно в рабочие часы. Логика здесь такая: раз сотруднику приходится отвечать на рабочие письма утром в выходной день, то компенсирует он эту «несправедливость» в среду днем, общаясь с друзьями во ВКонтакте. Подобные отвлечения обходятся дороже, чем можно предположить: ведь минутка на лайк требует дополнительных усилий, чтобы после вернуться к работе. Подтверждает это профессор  Дуглас Джентиле из Университета штата Айова (он долгое время посвятил воздействию соцсетей), он уверен, что не существует гениев многозадачности – постоянное переключение с задачи на задачу только увеличивает нагрузку и снижает концентрацию.

Каждое отвлечение и потом возврат к работе рассеивают внимание, продуктивность с каждым отвлечением становится все ниже, и сотрудник уже не может выдать ожидаемого результата. Мы никогда не работаем на 100%, постоянное состояние «на связи» только создает иллюзию высокой продуктивности. Даже если данные учета отработанного времени показывают стабильные переработки какого-либо специалиста, и он всегда готов поработать внеурочно, не стоит спешить и делать выводы о его чрезвычайной продуктивности.

Когда организации требуются блестящие решения, идеи и подходы, «постоянную связь» с сотрудниками лучше нормировать: сложно требовать от спортсмена, который только что пробежал многокилометровый марафон, тут же показать выдающийся результат в спринте. Эта аналогия применима и к бизнесу. 

Есть разные типы сотрудников: кому-то действительно комфортнее быть на связи круглосуточно, кому-то требуются передышки, чтобы «вынырнуть» из электронного потока.  Для обеих категорий одинаково важен учет отработанного времени, т.е. контроль за происходящим. Первым, чтобы анализировать ситуацию, вторым, чтобы видеть объективные рамки.

«Технология сама по себе не хороша и не плоха, но и нейтральной ее не назовешь», – говорил историк технологий Мелвин Кранцберг. Это необходимо ясно понимать современным людям. Однако в этом не поможет комендантский час или другой ограничивающий закон, эту нужно принимать на уровне осознанности и выбирать каждому тот уровень включенности, который комфортен, не забывая при этом о регулярном учете отработанного времени.

Темп современной жизни существенно вырос за последние несколько лет, это признают и специалисты и обычные люди. И скорее всего снижения темпа ожидать не приходится. Но с такой ли скорость растут наши силы на выполнение все новых задач?

Сотрудники уже привыкают к учету времени работы и личному тайм-менеджменту, но все равно не могут справиться с растущими объемами труда. Все это осознают, но одновременно воспринимают свои силы как данность, как неисчерпаемый источник. Однако очевидно, что спрос давно превысил наши возможности, или, иначе говоря, мы пытаемся расходовать то, чего уже нет, лишь бы удержать позиции. Это можно назвать энергетическим кризисом.

Даже ведя учет времени работы, очень часто сотрудники, особенно на руководящих должностях, говорят: «Мы не справляемся!» Уже 200 лет звучит призыв свободной рыночной экономики «Быстрее, выше, сильнее», но он то и завел нас в тупик. Так утверждает Президент компании The Energy Project и автор книги Be Excellent at Anything Тони Шварц.

Человеку не нужно стремиться быть компьютером, работая не высокой скорости без отдыха и остановки – это для него невозможно. Как бы вы не стремились «уплотнить» свой рабочий день, вместить в него все задачи, досконально считая каждую минуту и ведя строгий учет времени работы, поддерживать постоянную скорость на пределе сил невозможно. Отдых должен быть пропорционален нагрузке – ресурсы должны возобновляться. А для этого необходимо придерживаться нормального режима сна, отдыха, рабочих пауз, не забывать о спорте и хобби.

Но, даже досконально соблюдая режим труда и отдыха и ведя детальный учет времени работы, можно дойти до срыва. Усталость накапливается, например, когда за короткий период вы побывали в нескольких командировках или долго работали над сложным утомительным проектом. Тогда на компенсацию энергетических затрат может не хватить и целого дня сна. И такая накопившая усталость частая жалоба многих управленцев: порой у них такое количество дел, что, спокойно обдумать без помех хотя бы одну, нет и 30 минут. Руководитель одной организации признался, что уже давно не разбирает входящую почту и не имеет понятия, есть ли среди скопившихся писем важная корреспонденция.

Некоторые специалисты доходят до такого состояния, что уже просто не могут работать и не успевают справляться со своими обязанностями, и их не стимулирует даже высокий заработок. На что они чаще всего жалуются: необходимость быть на связи круглосуточно, выматывающие командировки, бесконечная работа, так что не остается времени на семью, уход за собой и хоть какой-то досуг. Конечно, учет времени работы и жесткий график какое-то время позволят контролировать ситуацию, но человеческие ресурсы ограничены, и если их не восполнять, они  иссякают, так что даже физически не остается сил продолжить работу.

Не имеет смысла доводить сотрудников до изнеможения, стремясь нарастить производительность компании и устраивая «разбор полетов» из-за каждой непродуктивной минуты в системе учета времени работы. У человека только тогда возникает желание работать с полной отдачей, когда его резервы пополнены и удовлетворены основные потребности – физические, интеллектуальные, духовные, эмоциональные. А доказать это может простая математика: достаточно посчитать, что выгоднее когда сотрудник работает 11 часов с 60% отдачей или 8 часов – с 95 %, так как будет делать перерывы на отдых и подзарядку. Руководство компании, анализируя статистику учета времени работы, легко увидит, какой подход приносит долгосрочный и стабильный результат. 

Темп современной жизни существенно вырос за последние несколько лет, это признают и специалисты и обычные люди. И скорее всего снижения темпа ожидать не приходится. Но с такой ли скорость растут наши силы на выполнение все новых задач?

Сотрудники уже привыкают к учету времени работы и личному тайм-менеджменту, но все равно не могут справиться с растущими объемами труда. Все это осознают, но одновременно воспринимают свои силы как данность, как неисчерпаемый источник. Однако очевидно, что спрос давно превысил наши возможности, или, иначе говоря, мы пытаемся расходовать то, чего уже нет, лишь бы удержать позиции. Это можно назвать энергетическим кризисом.

Даже ведя учет времени работы, очень часто сотрудники, особенно на руководящих должностях, говорят: «Мы не справляемся!» Уже 200 лет звучит призыв свободной рыночной экономики «Быстрее, выше, сильнее», но он то и завел нас в тупик. Так утверждает Президент компании The Energy Project и автор книги Be Excellent at Anything Тони Шварц.

Человеку не нужно стремиться быть компьютером, работая не высокой скорости без отдыха и остановки – это для него невозможно. Как бы вы не стремились «уплотнить» свой рабочий день, вместить в него все задачи, досконально считая каждую минуту и ведя строгий учет времени работы, поддерживать постоянную скорость на пределе сил невозможно. Отдых должен быть пропорционален нагрузке – ресурсы должны возобновляться. А для этого необходимо придерживаться нормального режима сна, отдыха, рабочих пауз, не забывать о спорте и хобби.

Но, даже досконально соблюдая режим труда и отдыха и ведя детальный учет времени работы, можно дойти до срыва. Усталость накапливается, например, когда за короткий период вы побывали в нескольких командировках или долго работали над сложным утомительным проектом. Тогда на компенсацию энергетических затрат может не хватить и целого дня сна. И такая накопившая усталость частая жалоба многих управленцев: порой у них такое количество дел, что, спокойно обдумать без помех хотя бы одну, нет и 30 минут. Руководитель одной организации признался, что уже давно не разбирает входящую почту и не имеет понятия, есть ли среди скопившихся писем важная корреспонденция.

Некоторые специалисты доходят до такого состояния, что уже просто не могут работать и не успевают справляться со своими обязанностями, и их не стимулирует даже высокий заработок. На что они чаще всего жалуются: необходимость быть на связи круглосуточно, выматывающие командировки, бесконечная работа, так что не остается времени на семью, уход за собой и хоть какой-то досуг. Конечно, учет времени работы и жесткий график какое-то время позволят контролировать ситуацию, но человеческие ресурсы ограничены, и если их не восполнять, они  иссякают, так что даже физически не остается сил продолжить работу.

Не имеет смысла доводить сотрудников до изнеможения, стремясь нарастить производительность компании и устраивая «разбор полетов» из-за каждой непродуктивной минуты в системе учета времени работы. У человека только тогда возникает желание работать с полной отдачей, когда его резервы пополнены и удовлетворены основные потребности – физические, интеллектуальные, духовные, эмоциональные. А доказать это может простая математика: достаточно посчитать, что выгоднее когда сотрудник работает 11 часов с 60% отдачей или 8 часов – с 95 %, так как будет делать перерывы на отдых и подзарядку. Руководство компании, анализируя статистику учета времени работы, легко увидит, какой подход приносит долгосрочный и стабильный результат. 

Прекрасно, если у сотрудников есть стабильный и четкий план работы. Однако сформировавшиеся за годы труда привычки могут незаметно подрывать продуктивность. Заметить снижение эффективности персонала позволит автоматизированный контроль работы персонала. Так какие же 10 привычек мешают сотрудникам работать с полной отдачей? Вот они:

1.       Перекуры

Каждый перерыв на курение снижает концентрацию. Ошибочно считать, что оно помогает работать быстрее и продуктивнее. Наоборот, оно только отвлекает и заставляет думать о следующем перекуре или затяжке. Что действительно повысит продуктивность, так это отказ от курения. Частые и продолжительные перерывы на курение легко отследит программа контроля работы персонала.

2.       Кофемания

Кофе помогает концентрации только в определенных дозах. Для здоровых людей ежедневный уровень потребления около 400 мг (это равно четырем чашкам молотого кофе), такое количество напитка в сути приемлемо. В этих рамках кофе стимулирует мозг, помогает планировать, концентрироваться и быть внимательным. Если доза превышена, проявляется обратный эффект: человек становится раздражительным, тревожным, чаще отвлекается. В контроле работы персонала нужно учитывать, что чрезмерное потребление кофе сотрудниками негативно сказывается на их продуктивности.

3.       Любимая и знакомая музыка

Если к контролю работы персонала руководство подходит не жестко, то может разрешить прослушивание музыки во время выполнения каких-либо задач. Однако, стоит иметь ввиду, когда человек слушает музыку, которая ему нравится и знакома, вырабатывается дофамин. Гормон повышает возбуждение, а не концентрацию и сосредоточенность. Для работы лучше всего подходит классика или амбиент. Они создают эффект ненавязчивого фонового шума, который помогает концентрироваться и быть внимательнее.

4.       Чрезмерное «вознаграждение»

В контроле работы персонала бывают моменты, когда после сложной задачи, сотрудники расслабляются: задача была трудной и объемной, отняла много времени – нужно сделать хороший перерыв. С одной стороны, это справедливо. С другой стороны, иногда работники увлекаются перерывом: устраивают длительное чаепитие с обсуждением последних новостей, просмотром фрэндленты и обедом вкупе. И вот небольшая награда переросла в выходной день посреди недели. Чтобы заранее исключить излишки «вознаграждения», задайте рамки: что это будет и как долго продлиться. Это поможет избежать пустой траты времени.

5.       Учеба на работе

Руководители знаю, что некоторые сотрудники на работе пишут курсовые и дипломы или просто повышают уровень профессиональных знаний. Особенно это легко обнаружить при автоматизированном контроле работы персонала, когда аналитика показывает периоды продолжительной работы с непрофильными программами и сайтами. Но нельзя допускать, чтобы учеба отвлекала от основной работы, даже если она способствует профессиональному росту. Лучше, когда для нее выделено специальное время.

6.       Неумение общаться дистанционно

Чтобы работа была продуктивной, команда должна общаться. Другое дело, когда обсуждение превращается в лишнюю дискуссию. Это снижает продуктивность и вредит производительности. Мессенджеры помогут решать вопросы быстро и в сжатые сроки. Только нужно отнести их к продуктивным ресурсам в автоматизированной системе контроля работы персонала.

7.       Совещания и встречи

Хотя рабочие встречи позволяют сотрудникам обменяться идеями, решениями и находками. Они так же убивают время и продуктивность. В рамках контроля работы персонала и повышения эффективности, поменяйте структуру совещаний, повысьте их продуктивность, четко задавайте временные рамки и ставьте повестку дня. Пусть в совещании участвуют только нужные люди, контролируйте регламент и всегда придерживайтесь основной темы.

8.       Многозадачность

Работать над всем подряд – только снижать продуктивность. Это знают руководители, которые ведут контроль работы персонала. Множество мелких задач и поручений отвлекают от основного дела и мешают концентрации. Лучше произвести ранжирование задач от важных к незначительным. Все внезапные мысли и мелочи нужно записывать в блокнот, чтобы разобраться с ними позже.

9.       Внеурочная работа

Система автоматизированного контроля работы персонала показала, что кто-то из сотрудников сидит в офисе до ночи? Возможно, это только попытка убедить себя и коллег, что это повышает производительность. Переработка всегда означает перегруженность, рассеяность и потерю прежней эффективности. Перед каждым сотрудником не стоит задача сделать больше всех,  нужно сделать так хорошо, насколько это возможно. А этому способствует полноценный отдых.

10.   Страх сказать «нет»

Когда сотрудник отвечает «да» на любую просьбу о помощи, создается ощущение, что он крайне занят. Только не своей работой. Это становится ясно при анализе данных «непрофильного» времени в автоматизированной системе контроля работы персонала. Отказывать сложно только поначалу. Но это все-таки придется делать, чтобы выполнять свои рабочие обязанности, а не чужие. Это может обидеть, но рабочие задачи конкретного сотрудника должны быть у него в приоритете. 

Для сравнения были отобраны системы с функциями учета потерь рабочего времени и опозданий. При этом программы для учета времени должны были отслеживать периоды использования не только программ, но и сайтов. А доступ к системе должен осуществляться через web-интерфейс.

DeskTime

Из плюсов программы учета рабочего времени DeskTime можно отметить разделение времени по проектам, наличие экспорта в текстовые форматы. Однако в регламенте DeskTime есть возможность задавать только начало рабочего дня, которое применяется сразу для всех рабочих дней. Увы, перерывы и время конца рабочего дня в программа учета времени DeskTime задать нельзя.

Yaware

В Yaware порадовала поддержка маков, есть мобильные приложения, мониторинг оффлайн активности, возможность объединения учеток. Огорчила скорость загрузки интерфейса, и вообще программа учета времени работает, мягко говоря, “неспешно”. В отчете по опозданиям Yaware зачем-то показывается продуктивное и непродуктивное время. Регламент в программе учета рабочего времени Yaware как таковой отсутствует, но при просмотре статистики все-таки можно указать начало рабочего дня (правда сразу для всех). Перерывы на обед и конец рабочего дня в Yaware задать нельзя.

Cyclope

Cyclope – одна из немногих программ учета времени, в которых есть список нарушений и клевые выезжающие графики. Однако осваивать программу придется долго — только справка занимает 68 страниц. За это время можно прочитать полноценную книгу.

В сводных таблицах по сотрудникам нет продуктивного и непродуктивного времени, только общее время активности. Время продуктивности можно посмотреть только по одному сотруднику или можно посмотреть суммарное сразу по нескольким сотрудникам. А вот сравнить сотрудников или отделы по этим показателям в системе учета рабочего времени Cyclope не получится.

CrocoTime

Пока еще нет поддержки маков. Можно быстро просматривать статистику программы учета времени по отделам и находить нарушения. Есть показатели: продуктивное и непродуктивное время, время опозданий, количество прогулов, выполнение нормы часов. Программа учета рабочего времени действительно быстро работает, а статистику можно просматривать с айпада, находясь в командировке.

Staffcop

Система мониторинга действий пользователя Staffcop к сожалению не осуществляет учета времени. Однако в Staffcop можно посмотреть скриншоты и точное (до секунды) время открытия каждого окна.

Выводы

Для небольших компаний со штатом до 15 человек следует выбрать DeskTime. Для более крупных компаний нужны показатели по подразделениям и высокая скорость обработки больших объемов данных. Пока это удалось найти только в программе учета рабочего времени сотрудников CrocoTime.

Для сравнения были отобраны системы с функциями учета потерь рабочего времени и опозданий. При этом программы для учета времени должны были отслеживать периоды использования не только программ, но и сайтов. А доступ к системе должен осуществляться через web-интерфейс.

DeskTime

Из плюсов программы учета рабочего времени DeskTime можно отметить разделение времени по проектам, наличие экспорта в текстовые форматы. Однако в регламенте DeskTime есть возможность задавать только начало рабочего дня, которое применяется сразу для всех рабочих дней. Увы, перерывы и время конца рабочего дня в программа учета времени DeskTime задать нельзя.

Yaware

В Yaware порадовала поддержка маков, есть мобильные приложения, мониторинг оффлайн активности, возможность объединения учеток. Огорчила скорость загрузки интерфейса, и вообще программа учета времени работает, мягко говоря, “неспешно”. В отчете по опозданиям Yaware зачем-то показывается продуктивное и непродуктивное время. Регламент в программе учета рабочего времени Yaware как таковой отсутствует, но при просмотре статистики все-таки можно указать начало рабочего дня (правда сразу для всех). Перерывы на обед и конец рабочего дня в Yaware задать нельзя.

Cyclope

Cyclope – одна из немногих программ учета времени, в которых есть список нарушений и клевые выезжающие графики. Однако осваивать программу придется долго — только справка занимает 68 страниц. За это время можно прочитать полноценную книгу.

В сводных таблицах по сотрудникам нет продуктивного и непродуктивного времени, только общее время активности. Время продуктивности можно посмотреть только по одному сотруднику или можно посмотреть суммарное сразу по нескольким сотрудникам. А вот сравнить сотрудников или отделы по этим показателям в системе учета рабочего времени Cyclope не получится.

CrocoTime

Пока еще нет поддержки маков. Можно быстро просматривать статистику программы учета времени по отделам и находить нарушения. Есть показатели: продуктивное и непродуктивное время, время опозданий, количество прогулов, выполнение нормы часов. Программа учета рабочего времени действительно быстро работает, а статистику можно просматривать с айпада, находясь в командировке.

Staffcop

Система мониторинга действий пользователя Staffcop к сожалению не осуществляет учета времени. Однако в Staffcop можно посмотреть скриншоты и точное (до секунды) время открытия каждого окна.

Выводы

Для небольших компаний со штатом до 15 человек следует выбрать DeskTime. Для более крупных компаний нужны показатели по подразделениям и высокая скорость обработки больших объемов данных. Пока это удалось найти только в программе учета рабочего времени сотрудников CrocoTime.

Сооснователь проекта IttyBiz Наоми Данфорд рассказала о своей «бессистемной» системе, которая позволит взять время под контроль. Если бизнес захватил у его владельца все 24 часа в сутки, пора провести анализ рабочего времени и взять ситуацию в свои руки. Для этого нужна система. Хотя многие считают: проще сказать, чем сделать. Тем более, что само слово «система» уже отпугивает некоторых людей. Как раз для них Наоми и разработала «что-то вроде системы», ведь это лучше, чем совсем ничего. Итак, вот ее этапы:

1.       Начините ценить свое и чужое время.

Проведите анализ своего рабочего времени. Как часто его у вас крадут? А, может быть, вы сами его отдаете? Решите, наконец, что больше вы не отдадите его просто так. Ваше время имеет свою цену, потому его следует уважать и беречь. Часто никто не задумывается, как соотносятся ценность и цена времени. Делать что-то бессмысленное – не уважать себя. Сделайте анализ рабочего времени, вы поймете, сколько оно на самом деле стоит, и во сколько вам обходятся просмотр фрэндленты, онлайн-игры и переписка в мессенджерах.

Никто не любит выбрасывать деньги на ветер, но именно так мы и поступаем, когда тратим время бездумно. А оно так же имеет свою ценность, как и купюра из кошелька. Работа, не выполненная в срок из-за собственной несобранности и непродуктивности, заставляет его красть у семьи и друзей, ведь приходится работать внеурочно. Заставить ценить свое время, может только сам человек. Но стоит только это осознать, как человек начинает изобретать собственные способы увеличить продуктивность, даже если будет только отказ от посещения сети ВКонтакте.

2.       Работайте над тем, что приносит реальный результат и деньги.

Так вы будете получать оплату своего времени сразу, что будет означать – время инвестировано правильно. Кроме того, проведя анализ рабочего времени и получая первые деньги за работу, вы быстро научитесь отсеивать то, что не приносит дохода. Это позволит избегать халтуры, и вместо пустого времяпрепровождения выполнять значимые для развития бизнеса задачи. Теперь не будет столько времени для всех подряд блогов и новостных порталов – придется отобрать только самые значимые. Это научит делать постоянный анализ рабочего времени и прекратит неконтролируемую утечку самого ценного ресурса.

3.       Устраняйте свои слабые места.

Исправляйте ошибки в работе, из-за которых вы теряете клиентов и деньги. Создайте стратегию развития своего бизнеса, он не должен быть спонтанным, чтобы все недочеты исправлять своевременно и быстро. Проблемы с брендингом? С сайтом? С контентом? Решайте их сейчас. Убирайте все недочеты, тогда потом, проведя анализ рабочего времени, вы обнаружите, что вы стали гораздо продуктивнее. Слабые места и недочеты, заставляю терять время и деньги. Если избавится от ошибок в бизнесе, работа перестанет занимать все активное время в сутках. И останется место для отдыха, развлечений, а может и для дополнительной работы – кому как нравится.

Анализ рабочего времени, понимание ценности своего времени, работа на реальный доход и результат, устранение пробелов и ошибок – это и есть вся система, которая поможет повысить собственную эффективность, чтобы успевать жить.

Команда CrocoTime продолжает совершенствовать систему учета рабочего времени.

Обновленная программа дает возможность уменьшить нагрузку на оперативную память ПК, содержит показатель “непрофильное время”, имеет новый функционал и обновленный дизайн интерфейса.

Изменения серверной части ПО:

• Оптимизирована работа сервера системы учета времени: уменьшена нагрузка на оперативную память компьютера, на котором установлен сервер. В среднем по организации нагрузка на ОЗУ снизится до 1,5-2 раз (в зависимости от того, чем и сколько пользуются сотрудники – сайтами или десктопными приложениями).

• Переработана синхронизация с Active Directory – добавлена возможность связывания учетных записей сотрудников. При этом администратор системы учета времени самостоятельно может связывать их вне зависимости от того, доменная учетная запись или локальная. В CrocoTime 4.1.5 реализованы более широкие возможности управления – синхронизацию можно отключать совсем или частично.
• Переработаны фильтры автогруппировки системы учета времени: можно устанавливать приоритет для нескольких пересекающихся фильтров.

• Страницы с одинаковым названием в детализации по сайту теперь группируются в одну строку с суммарной активностью.

Изменения в интерфейсе системы учета времени:

• Добавлены новые вкладки: “Мониторинг” и “За день”. Вкладка “Мониторинг” объединяет все действия с учетными записями, возможности активации и отключения мониторинга по сотрудникам, установку агентов, диагностику и некоторые другие функции. Вкладка “За день” показывает активность всех сотрудников за выбранный день. Она позволяет комплексно оценить работу организации в каждую конкретную дату.

• Введен показатель непрофильного времени – рабочего времени, которое сотрудник тратит на выполнение “чужих” обязанностей: например, программист, тестирующий систему (работа тестировщика) или бухгалтер, заполняющий личные карточки сотрудников (работа менеджера по кадрам). По сути, эта деятельность полезна, но не входит в прямые обязанности сотрудника.

• Изменено окно настройки графиков работы, теперь здесь можно задать лимиты нарушений.

• Добавлена возможность скрывать учетные записи сотрудников, отделы и программы, по которым нет статистики.

• Произведен редизайн интерфейса системы учета времени CrocoTime.

Разработчики CrocoTime в обновлении 4.1.5 упростили работу с системой учета времени, автоматизировали процессы установки, синхронизации и диагностики ПО. Сотрудники технической поддержки готовы ответить на возникшие вопросы, звоните по бесплатному номеру 8 800 555 30 09.